Архивоведение. Вовкотруб О.В - 68 стр.

68
или вопроса, когда возникает необходимость показа последовательности
развития этого процесса, явления, вопроса.
      Например:
     материалы о внедрении в земледелие достижений науки и опыта
передовых хозяйств (планы, сводки, доклады, информации, описания
достижений, акты и др.) и переписка с научными учреждениями, совхозами и
колхозами по этому вопросу. 15 января – 11 июня 1978г.
     то же. 16 июня-18 декабря 1978г.
     Алфавитный порядок расположения удобен для определенных
категорий дел, когда возникает необходимость привести их в систему,
облегчающую быстрое нахождение документов. Этот порядок применяется в
том случае, если документы касаются определенных лиц, территорий,
корреспондентов и пр., а в заголовках дел отражаются имена, названия
учреждений, наименования административно-территориальных единиц,
населенных пунктов и т.д. В алфавитной последовательности рекомендуется
располагать дела, заведенные по авторскому признаку (например, дела с
протоколами заседаний различных сельсоветов), по корреспондентскому
признаку (например, дела с планами, отчетами, протоколами заседаний
правлений колхозов и перепиской с ними), а также судебные и личные дела.
Кроме того, алфавитный порядок необходим для расположения некоторых
материалов в фондах личного происхождения (например, рукописей и
писем).
      Составление исторических справок. Основной предпосылкой
правильного фондирования, разработки схем классификации документов
архивного фонда и проведения других работ с документами является изучение
истории фондообразователя, историй фонда, состава и содержания его
материалов. Результаты этого изучения отражаются в исторической справке
о фондообразователе и фонде.
     Историческая справка о фондообразователе и фонде необходима: для
определения и уточнения состава материалов архивного фонда (в
частности, для выявления недостающих, отсутствующих в фонде
материалов и их розыска); проведения экспертизы ценности документов
фонда; установления системы построения фонда и разработки схемы
классификации его документов, для учета документов фонда, создания
полноценных архивных справочников, раскрывающих состав и содержание
документов фонда (описей, обзоров, каталогов, путеводителей к др.).
     Историческая справка о фондообразователе и фонде должна состоять из
четырех     разделов:   истории     фондообразователя,  истории     фонда,
характеристики документов фонда, списка использованных источников и
литературы.
     В первом разделе — история фондообразователя — сжато, точно, с
обязательными ссылками на законодательные источники и документы фонда
излагается история фондообразователя.
     В результате изучения истории фондообразователя, должны быть
установлены: крайние даты деятельности фондообразователя, задачи и
                                                                        68