Архивоведение. Вовкотруб О.В - 70 стр.

70
кроме общих законодательных актов и структуры учреждений необходимо
показать, что связывает эти учреждения друг с другом, отметить единство
состава и содержания материалов, обосновать причины и необходимость
создания объединенного архивного фонда, а также указать, на основании
каких признаков объединяются архивные фонды.
    Перед созданием коллекции документов особое внимание уделяется
розыску и установлению сохранности фондов, к которым относятся эти
документы, и только в случае отрицательного результата поиска
формируется коллекция.
    Размещение фондов в архивохранилищах. В архивах установлено
единство между классификацией документов по архивным фондам,
классификацией документов в пределах фондов и размещением материалов в
хранилищах. Это важный        фактор способствует закреплению научной
организации документов, а тем самым облегчению их использования.
    При разработке группировки и порядка расположения архивных
фондов      в     хранилищах     должны     учитываться     взаимосвязи
фондообразователей между собой.
    В пределах групп архивные фонды могут быть размещены по значимости
фондообразователей, по времени их возникновения, по алфавиту
наименований, по номерам фондов.
    Классификация архивных фондов в архивохранилищах закрепляется не
только физическим размещением документов, но и научно-справочным
аппаратом архива: описями, планами или схемами размещения архивных
фондов и топографическими указателями.
    Планы или схемы размещения фондов в хранилищах рекомендуется
составлять для определения рационального размещения этих фондов.
План или схема размещения фондов должны предусматривать место и для
последующих поступлений материалов в соответствии с планами
комплектования архивов.
    Если схемы размещения намечают общий план распределения групп
архивных фондов по хранилищам, то топографические указатели
показывают место нахождения фондов и групп материалов в пределах
каждого фонда.
    Как было сказано выше, наиболее удобной формой размещения
фондов в хранилище является их объединение по логическим группам:
отраслевым, территориальным и др. Но такое объединение фондов не
соответствует порядку их номеров, потому что нумерация фондов при
поступлении в архив производится без учета их принадлежности к
определенным отраслевым и другим группам учреждений.
    Это делает необходимым составление указателей, позволяющих
переходить от номера фонда к указанию места его хранения. Такой вид
указателя называется пофондовым топографическим указателем. Он дает
возможность определить место хранения фонда, числящегося за любым
номером.


                                                                     70