Архивоведение. Вовкотруб О.В - 66 стр.

66
      6.   Документы членов семьи фондообразователя о других лиц,
отложившиеся в фонде;
      7.   Коллекции.
      Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения
группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам
произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.
      Документы семейных и родовых фондов систематизируются вначале
по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя
— по разделам примерной схемы систематизации. В семейных фондах на
первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем
документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах
документы располагаются в порядке генеалогической последовательности,
причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы,
имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.
      Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд,
располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их
создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего
в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется
характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее
документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая
схема систематизации.
      Систематизация документов коллекций определяется тематикой и
составом документов. В пределах коллекции документов одного вида
(разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с
расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий
организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов,
созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по
более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости
или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть
объединены по различным признакам, исходя из их объема и состава.
      При распределении единиц хранения в соответствии со схемой
систематизации необходимо иметь в виду следующее:
      –    единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты
производством, или в котором поступили в данную организацию
(структурное подразделение) из другой организации (структурного
подразделения) для продолжения производства;
      –    единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и
материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они
составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы
относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к
последнему году отчетного периода;
      –    единицы хранения, начатые производством в одном
подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение,
относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;


                                                                       66