Организация, администрирование и управление в социальной работе. Заяц О.В. - 119 стр.

       Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов и лиц, на которых
распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении делопроизводства ...».
       Текст инструкции состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Любая инструкция начинается
с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области применения,
порядок пользования, другие сведения общего характера. Инструкция является документом
постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указывающий
характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами:
«должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «рекомендуется» , «запрещается» и др.
Излагается текст от третьего лица («Руководители должны анализировать...») или в безличной форме
(«Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный
индекс...»).
       Должностная инструкция имеет немаловажное значение в деятельности организации. Она
должна разрабатываться руководителем структурного подразделения или ведущим специалистом,
визироваться юристом, утверждаться руководителем учреждения/организации.
       Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.
       В разделе «Общие положения» устанавливаются сфера деятельности конкретного работника
(должности), порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по
должности во время отсутствия, называются квалификационные требования, подчиненность
работника и должностные лица, которыми он руководит, перечисляются правовые акты и
нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
       В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника в
соответствии с его трудовым договором.
       В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, возложенные на
работника, и указывается форма его участия в процессе управления, например: руководит,
утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает,
представляет, курирует.
       В разделе «Права» определяются права, предоставляемые работнику для выполнения
возложенных на него функций и должностных обязанностей по согласованию, подписанию и
утверждению документов, по отношению к вышестоящему руководству, по представительству в
других организациях, по отношению к другим руководителям структурных подразделений, по
отношению к подчиненным подразделениям и отдельным работникам.
       В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное или
некачественное выполнение специалистом своих должностных обязанностей, не использование
предоставленных ему прав, несоблюдение конфиденциальности служебной информации.
Указывается также, в каких случаях работник несет материальную ответственность за причиненный
ущерб, неправильную постановку учета и хранения материальных и денежных средств, документов.
       В разделе «Взаимоотношения (связи) по должности» устанавливается круг функциональных
служб и должностных лиц, с которыми данный конкретный работник вступает в официальные
служебные взаимоотношения, обменивается информацией (могут быть указаны сроки получения и
предоставления информации), определяется порядок подписания, согласования и утверждения
документов.
       После ознакомления инструкцию подписывает специалист, на которого она составлена.

4.3.4. Информационно-справочные документы

       В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные и
объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы.
       Актом называется документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий
установленные факты, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, постоянно
действующими или назначаемыми распорядительными документами (обычно приказом). В
отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводов для составления актов множество, отсюда и большое количество разновидностей актов:
ликвидации (учреждений), приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных
ценностей и т.п.), приема объектов, уничтожения дел, испорченных товаров, списания,
инвентаризации, аварий, несчастных случаев. Все акты составляются по единой схеме. Изучается
существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также документы, регулирующие этот вопрос.

                                              120