Организация, администрирование и управление в социальной работе. Заяц О.В. - 121 стр.

       Телеграмма — вид документа, оформляемый на специальных бланках, а в случае их
отсутствия — на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах: первый направляется на
телеграф, а второй — подшивается в дело.
       В телеграмме дается точный адрес без индекса. При этом следует учитывать, что телеграмма
не может адресоваться учреждению вообще, а всегда конкретному сотруднику. И адресат, и текст
телеграммы печатаются ПРОПИСНЫМИ буквами через 2 пробельных удара между словами, абзацы
не допускаются, переносы тоже, текст не должен начинаться и заканчиваться цифрами. Излагается
текст предельно сжато и состоит, как правило, из одного логического элемента — заключения; в
исключительных случаях допускается краткое доказательство. Слова необходимо выбирать как
можно тщательнее, они не должны допускать двоякого толкования. Пишется телеграмма особым
телеграфным языком — без союзов, предлогов, знаков препинания. Если знаки препинания имеют
смысловое значение, они пишутся строчными буквами, используя только согласные: «тчк, зпт, двтч».
Знаки номера, плюса, минуса, процентов, деления, вопросительный и восклицательный — всегда
пишутся словами.
       Заканчивается телеграмма указанием ее регистрационного индекса, а ответная телеграмма
начинается с указания индекса инициативного документа, на который дается ответ, без слов «номер»,
«Ваш», «На Ваш» (именно поэтому текст телеграммы не следует начинать и заканчивать цифрами).
После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
       После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются сведения, не
подлежащие передаче: адрес учреждения-автора, должность, подпись и расшифровка подписи
отправителя, дата подписи (она обычно проставляется лицом, подписывающим телеграмму). Затем
телеграмма заверяется печатью.
       Телефонограмма применяется, как правило, в пределах местной телефонной связи для
передачи информации от имени должностного лица и содержит несложные тексты в 30—40 слов
(например, приглашение на совещание).
       Телефонограмма имеет такие реквизиты: наименование организации — автора документа;
адресат; название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА); дату; индекс; текст; подпись; время
приема и передачи телефонограммы; фамилии передающего и принимающего и их служебные
телефоны.
       Текст телефонограммы должен быть предельно кратким и четко сформулированным, редко
употребляемые и труднопроизносимые слова не используются, чтобы избежать их искажения.
Передающий телефонограмму зачитывает, а принимающий — записывает ее текст, при этом
называются все знаки препинания, имеющиеся в подлиннике. Передача и прием телефонограммы в
форме разговорной речи не допускаются.
       Телефонограмма составляется в одном экземпляре и оформляется в печатном виде. После
передачи ее текста по телефону она считается исполненной и подшивается в дело.

4.3.5. Организация работы с документами

       Организация работы с документами включает следующие составляющие: регистрацию
документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование и оформление дел, подготовку
и передачу дел в архив.
       Регистрация документов — это фиксация факта создания и получения документа путем
проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в
регистрационных формах. Нормальная работа организации возможна, когда любая необходимая
информация может быть быстро найдена. Ни один документ не должен остаться неисполненным, а
это достигается путем учета всех документов и контроля исполнения.
       Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение
организации работы с документами. Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и
электронная, а также используют смешанную. Выбор формы регистрации зависит от размеров и
структуры учреждения.
       Документы, поступающие в организацию и отправляемые из нее, внутренние документы,
регистрируются.
       Принимаются документы, поступающие в организацию по почте, факсу, электронной почте,
через курьеров. При получении проставляется отметка, затем документы разделяются на требующие
регистрации и нерегистрируемые (последними могут быть пригласительные и рекламные письма,


                                              122