Организация, администрирование и управление в социальной работе. Заяц О.В. - 122 стр.

прайс-листы, печатные издания, почта с пометкой «лично», документы, присланные для сведения и
т.п.).
        В регистрационную форму могут включаться следующие сведения (реквизиты): дата
получения; номер валовой нумерации — регистрационный номер; дата документа; номер документа;
количество листов в документе и приложении; вид документа; краткое содержание; автор и текст
резолюции; исполнители; срок исполнения; дата фактического исполнения; номер дела, в которое
подшит исполненный документ.
        Регистрационная форма для исходящих документов практически аналогична, но есть и
отличия: указываются название подразделения, отправляющего документ; исходящий номер; дата
документа; адресат, которому посылается документ; исполнитель; контрольная дата ожидаемого
ответа.
        При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый
регистрационный номер внутреннего документа; вид документа (каждый вид документа нумеруется
отдельно); дата документа; количество листов — документа и приложений (отдельно); ответственные
исполнители; срок исполнения; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела, в которое
подшит исполненный документ.
        Зарегистрированные документы, входящие и внутренние, передаются исполнителям.
Передвижение документов внутри учреждения осуществляется посредством курьерской связи,
которая охватывает все структурные подразделения. Поиск документа в оперативном
делопроизводстве осуществляется посредством вопросной картотеки, встроенной по структурному
принципу, тематическому (если она ручная), любому другому удобному для пользователя. Картотека
делится на две части: неисполненные и исполненные документы. Первая часть используется для
поиска информации в процессе исполнения документа, а вторая — для поиска документа по
определенному вопросу.
        С целью своевременного и качественного выполнения заданий руководства контролю
подлежат все зарегистрированные документы. Прежде всего, контроль исполнения предусматривает
проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения
документов, их учет, анализ результатов контроля исполнения.
        Контрольная технология включает контроль: по существу исполнения, т.е. по существу
вопроса, поставленного в документе; за сроками исполнения; за формой исполнения.
        Контроль по существу вопроса осуществляет лично руководитель учреждения, или он
делегирует эту часть функций руководителям структурных подразделений или другому конкретному
лицу. Контроль сроков и формы исполнения могут производить делопроизводственные службы или
специальные контрольные службы.
        Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.
        Индивидуальные сроки исполнения определяются в документе, остальные документы
контролируются по типовым срокам, установленным для определенных видов и категорий
документов. Типовые сроки, как правило, ориентированы на 10 дней, более длительные сроки
устанавливаются для сложных категорий документов. Срок исполнения документа исчисляется с
момента его регистрации.
        Контроль осуществляется как до истечения срока (предварительный), так и после его
истечения (последующий). Как правило, контроль исполнения производится по контрольным
экземплярам регистрационных карт — они помещаются в контрольную картотеку,
систематизированную по срокам исполнения документов. В обязанности должностного лица,
контролирующего исполнение документов в учреждении, входит: проверка соответствия
подготавливаемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение
контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые документы;
оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения;
выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленные сроки; подготовка
аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов. Ответственный за
контроль может требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения документов.
        Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, поставившим его на
контроль. При наличии карточной формы регистрации в регистрационно-контрольную карточку
заносится: номер ответного документа; краткое содержание выполненного поручения; дата снятия
документа с контроля; подпись лица, снявшего документ с контроля; номер дела, в которое
подшивается исполненный документ.


                                             123