Организация, администрирование и управление в социальной работе. Заяц О.В. - 124 стр.

        Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания
календарного года подлежат оформлению и описанию. Полное или частичное оформление дел
проводится в зависимости от сроков хранения: дела постоянного хранения подлежат полному
оформлению, а дела временного хранения — частичному. Полное оформление предусматривает
подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела (черным карандашом в верхнем правом углу на
свободном месте арабскими цифрами); составление внутренней описи документов дела и
заверительной надписи (для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации);
внесение уточнений в обложку дела — уточнение заголовка, даты заведения и окончания дела,
названия структурного подразделения. Дела временного хранения должны подлежать частичному
оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные
надписи не составлять и не проводить пересистематизацию в деле.
        Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов в табличной форме и
состоит из следующих граф: номер по порядку; индекс документа; дата документа; заголовок
документа; номера листов дела и примечания. Внутренняя опись документов дела может состоять из
нескольких листов — в этом случае они нумеруются римскими цифрами. Помещается внутренняя
опись документов в начале дела, под обложкой. Заверительная надпись делается на отдельном листе
формата А4 (а не на обороте последнего листа) и помещается в конце дела. Кроме количества листов
в деле, она может в случае необходимости фиксировать особенности физического состояния дела.
        С целью систематизации и закрепления за каждым делом индивидуального номера внутри
фонда, а также для учета дел составляется опись дел. Для делопроизводственных служб опись
является сдаточным документом, а для архива — одновременно учетным документом и
справочником по содержанию документов. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой
систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании
дел. Одновременно должны составляться три разные описи: на дела постоянного, временного
хранения и на личные дела. Все описи ведутся с единой валовой нумерацией в течение ряда лет и
заканчиваются по согласованию с архивом. До передачи в государственный архив опись не сшивают,
а хранят в папках.


Вопросы для самоконтроля:
       1. Что представляет собой систра документации?
       2. Раскройте понятие «автор документа».
       3. Как осуществляется адресование документов?
       4. Опишите процесс согласования документа.
       5. Что такое подпись и печать?
       6. Как утверждается документ?
       7. Что такое резолюция?
       8. Раскройте сущность приказа по основной деятельности.
       9. Раскройте сущность приказа по личному составу.
       10.Как оформляется протокол?
       11. Что понимается под организационными документами?
       12. Опишите информационно-справочные документы.
       13. В чем заключается организация работы с документами?



                                        Глоссарий

       Абилитация – способность, умение, ловкость, дарование, компетенция -
       Авторитарный руководитель – руководитель, имеющий достаточный объем власти, чтобы
навязать свою волю исполнителям.
       Адаптивная структура – организационная структура, позволяющая гибко реагировать на
изменения в окружающей среде, и, тем самым, принципиально отличающаяся от механической (или
бюрократической) структуры. Называется также органической структурой.
       Адаптация сотрудников – процесс включения новых сотрудников в организацию,
предполагающий знакомство с правилами и нормами, закрепленными в корпоративной культуре,
способами профессиональной деятельности, включением в системы неформальных связей.

                                              125