Организация, администрирование и управление в социальной работе. Заяц О.В. - 120 стр.

Первоначально ведутся черновые записи, которые фиксируют количественные данные, отдельные
факты. Затем акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления акта должны
соответствовать дате и месту актируемого события.
       Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Введение во
всех актах формализовано, в нем указывается основание для составления акта. После слова
«Основание» ставится двоеточие, и указываются наименование распорядительного документа (в
именительном падеже), его дата, номер и заголовок. Далее с новой строки от полей пишется слово
«Составлен», опять двоеточие и перечисляются фамилии членов комиссии, начиная с председателя
(или фамилии составителей акта), и далее по алфавиту с указанием должности. В констатирующей
части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты —
они могут быть оформлены либо текстом, либо таблицей. В заключительной части текста делаются
выводы или даются рекомендации. Но эта часть текста не обязательна, акт может заканчиваться и
констатацией фактов.
       Сразу после текста (при необходимости) указываются количество составленных экземпляров
акта и их местонахождение. Завершают текст акта подписи всех членов комиссии, начиная с
председателя. Должности перед фамилиями не указываются, только распределение обязанностей в
комиссии.
       Некоторые акты требуют утверждения. Выводы, сделанные составителями такого акта,
становятся обязательными для исполнения.
       Для    отражения     производственно-хозяйственной      деятельности    организации    или
подтверждения сведений о ее работниках составляются справки. Наиболее многочисленной является
группа справок о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате и
т.п. Это типовые ситуации, и справки печатаются на трафаретных бланках. Помимо указания
наименования ведомства, учреждения, вида документа (СПРАВКА), даты и номера, в бланке часто
присутствует реквизит бланка для писем — адрес и телефон выдавшей справку организации. В конце
справки пишется, куда она представляется. Текст заверяется подписью и печатью.
       Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Составляются
они по запросу и представляются в указанные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения,
оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения — на листе бумаги, имеют те
же реквизиты, но на месте учреждения-автора указывается структурное подразделение. Заголовок
справки может содержать период времени или дату, на которую приводятся данные. Справка должна
объективно отражать состояние дел и ее составление требует сбора и тщательной проверки сведений,
сопоставления и анализа полученных данных. Справки часто удобнее представлять в смешанной
таблично-текстовой форме, к ним могут даваться приложения. Подписывают справку ее составители,
которые и отвечают за предоставленные данные.
       Докладная записка — документ, адресованный руководителю и информирующий его об
имевшем место факте или событии, о выполненной работе, о сложившейся ситуации. Докладная
записка обычно содержит выводы и предложения составителя, готовится либо по инициативе автора,
либо по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя
принять определенное решение. Текст докладной записки состоит из двух частей. В констатирующей
(описательной) части излагаются факты или описывается ситуация; во второй — просьбы,
предложения. Докладными записками также иногда информируют руководителя о ходе работ, такие
записки представляются регулярно.
       Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Докладные записки,
подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения,
оформляются на листе бумаги, на котором воспроизводятся реквизиты бланка: наименование
структурного подразделения, вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дата, а также адресат и
подпись ее составителя.
       Объяснительные записки также бывают двух видов. Первые чаще всего сопровождают
основной документ (план, отчет) и поясняют содержание его отдельных положений. Они
оформляются на бланке учреждения (общем).
       Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий,
ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть
убедительным и доказательным. Как и докладные записки, они оформляются на чистом листе бумаги
с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.



                                              121