Документоведение и документационное обеспечение управления. Балибардина Г.И. - 18 стр.

  2. Ìàòåðèàëüíûå íîñèòåëè èíôîðìàöèè. Ôóíêöèè äîêóìåíòà
     Âàæíîå çíà÷åíèå ïðè äîêóìåíòèðîâàíèè èìåþò ñðåäñòâà
äîêóìåíòèðîâàíèÿ — îðóäèÿ, èñïîëüçóåìûå ÷åëîâåêîì äëÿ ñîçäàíèÿ
äîêóìåíòîâ.
     Ýòî ìîãóò áûòü:
     • ïðîñòûå îðóäèÿ (ðó÷êè, êàðàíäàøè è äð.);
     • ìåõàíè÷åñêèå è ýëåêòðîìåõàíè÷åñêèå (ïèøóùèå ìàøèíû, ìàã-
íèòîôîíû, äèêòîôîíû, ôîòî-, êèíî- è âèäåîòåõíèêà è äð.);
     • ñðåäñòâà àâòîìàòèçàöèè — êîìïüþòåðíàÿ òåõíèêà.
     Â çàâèñèìîñòè îò èñïîëüçóåìûõ ñðåäñòâ äîêóìåíòèðîâàíèÿ
ðàçëè÷àþòñÿ ñïîñîáû äîêóìåíòèðîâàíèÿ (òåêñòîâîå äîêóìåíòèðî-
âàíèå, êèíî-, ôîòî-, ôîíîäîêóìåíòèðîâàíèå, ýëåêòðîííîå
äîêóìåíòèðîâàíèå) è òèïû ñîçäàâàåìûõ ïðè ýòîì äîêóìåíòîâ.
     Ïðè èñïîëüçîâàíèè ïðîñòûõ îðóäèé ñîçäàþòñÿ ðóêîïèñíûå
ïèñüìåííûå äîêóìåíòû (òåêñòîâûå äîêóìåíòû, èíôîðìàöèÿ êîòî-
ðûõ çàôèêñèðîâàíà ëþáûì òèïîì ïèñüìà), èçîáðàçèòåëüíûå äîêó-
ìåíòû (äîêóìåíòû, ñîäåðæàùèå èíôîðìàöèþ, âûðàæåííóþ
ïîñðåäñòâîì èçîáðàæåíèÿ êàêîãî-ëèáî îáúåêòà) è ãðàôè÷åñêèå
äîêóìåíòû (èçîáðàçèòåëüíûå äîêóìåíòû, â êîòîðûõ èçîáðàæå-
íèå îáúåêòà ïîëó÷åíî ïîñðåäñòâîì ëèíèé, øòðèõîâ, ñâåòîòåíè).
     Ïðè èñïîëüçîâàíèè ôîòîòåõíèêè ñîçäàþòñÿ ôîòîäîêóìåí-
òû; çâóêîçàïèñûâàþùåé òåõíèêè — ôîíî- (èëè çâóêîâûå) äîêó-
ìåíòû.
     Ïðè ïðèìåíåíèè êèíî- èëè âèäåîòåõíèêè ñîçäàþòñÿ êèíîäî-
êóìåíòû; ñ ïîìîùüþ êîìïüþòåðíîé òåõíèêè — ïèñüìåííûå äîêó-
ìåíòû íà áóìàæíîì èëè ýëåêòðîííîì íîñèòåëå, à òàêæå äîêóìåí-
òû íà ìàøèííûõ íîñèòåëÿõ.
      Â îáùåñòâå äîêóìåíòû ÿâëÿþòñÿ îñíîâíûìè íîñèòåëÿìè
óïðàâëåí÷åñêîé, íàó÷íîé, òåõíè÷åñêîé, ñòàòèñòè÷åñêîé èëè èíîé
ñîöèàëüíî çíà÷èìîé èíôîðìàöèè.
     Äîêóìåíòû — íîñèòåëè ïåðâè÷íîé èíôîðìàöèè, èìåííî â
äîêóìåíòàõ èíôîðìàöèÿ ôèêñèðóåòñÿ âïåðâûå.
     Ýòî ñâîéñòâî è ïîçâîëÿåò îòëè÷àòü äîêóìåíòû îò äðóãèõ
èñòî÷íèêîâ èíôîðìàöèè — êíèã, æóðíàëîâ, ãàçåò è äð., ñîäåð-
æàùèõ ïåðåðàáîòàííóþ, âòîðè÷íóþ èíôîðìàöèþ.
     Ôèêñàöèÿ, îòîáðàæåíèå èíôîðìàöèè â äîêóìåíòå îáåñïå÷èâà-
åò åå ñîõðàíåíèå è íàêîïëåíèå, âîçìîæíîñòü ïåðåäà÷è âî âðåìåíè è
ïðîñòðàíñòâå, åå ìíîãîêðàòíîå èñïîëüçîâàíèå, âîçìîæíîñòü îáðà-
ùàòüñÿ ê èíôîðìàöèè ñïóñòÿ ìíîãî âðåìåíè ïîñëå åå ñîçäàíèÿ.
18