Документационное обеспечение управления государственой службой. Фионова Л.Р. - 58 стр.

5 Обработка документов
      Организация работы с документами в органе государственной
власти предполагает создание оптимальных условий для всех видов
работ с документами по всему их жизненному циклу, начиная с мо-
мента создания или получения до передачи на архивное хранение
или уничтожение.
      В документационном обеспечении органа власти с точки зре-
ния особенностей обработки можно выделить три группы докумен-
тов: поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходя-
щие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности об-
работки и прохождения.
      Порядок составления и согласования внутренних документов
не имеет существенных отличий от составления исходящих доку-
ментов и включает те же операции. Для исходящих документов до-
бавляется операция «Отправка документов адресату» после их реги-
страции.
      Регистрация должна проводиться для всех видов групп доку-
ментов.
      Работа по исполнению и контролю исполнения документов ох-
ватывает внутренние, входящие и только как исключение – исходя-
щие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят
одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за
редким исключением, на архивное хранение не передаются.
      Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из
других организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения до-
кументов определяются руководителем исходя из срока, установлен-
ного организацией, направившей документ, или сроков, установлен-
ных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в
тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока
исполнения производится лицом, установившим этот срок. Измене-
ние документируется – проставляется новый срок, дата изменения и
подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы – регистра-
ционную карточку, журнал или банк регистрационных данных.
      Для установления единого порядка составления документов и
организации работы с ними в органе власти, как уже отмечалось,
разрабатывается Инструкция по делопроизводству, содержащая об-
разцы правильно оформленных документов.
      В органе власти доставка и отправка документов осуществля-
ются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электро-

                              58