Документационное обеспечение управления государственой службой. Фионова Л.Р. - 59 стр.

связи. Документы, поступающие в орган власти, проходят в службе
делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предвари-
тельное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, пере-
даются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
      Первичная обработка поступивших документов включает про-
верку правильности доставки документов и наличия документов и
приложений к ним, а также распределение документов на регистри-
руемые и неподлежащие регистрации.
      Регистрация поступивших документов осуществляется в день
поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения ли-
бо на следующий рабочий день. Для регистрации в «ручном дело-
производстве» могут использоваться разные регистрационные фор-
мы: журналы или карточки. Журналам отдается предпочтение, когда
на первое место ставится учет документов. Карточки более подвиж-
ны, позволяют создать сразу несколько картотек. При переходе на
автоматизированную регистрацию вопрос выбора регистрационных
форм отпадает.
      Регистрация всегда должна быть однократной. При регистра-
ции документы делятся на несколько групп, каждая из которых реги-
стрируется отдельно. При регистрации каждой группы документов
должны применяться единые унифицированные способы присвоения
номеров.
      Обращения граждан регистрируются и формируются в дела от-
дельно от других документов органа власти в соответствии с регла-
ментом по работе с обращениями граждан. Он утверждается руково-
дителем органа власти.
      В практической деятельности, как уже отмечалось, использу-
ются две регистрационные формы: журналы и карточки. Гораздо
чаще, особенно в небольших органах власти, применяются журналы:
отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. Реги-
страция на карточках позволяет оперативно производить поиск при
большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать не-
сколько экземпляров карточек и разложить по картотекам, используя
различные признаки классификации.
      Существуют несколько систем регистрации документов,
применяемых в организациях и учреждениях:
      − централизованная, когда все регистрационные операции
осуществляются в одном месте или одним служащим. Такая система
позволяет создать единый справочный центр по документам органи-
зации и устанавливает единый порядок регистрации, поэтому явля-
ется наиболее эффективной и применяется в органах власти;
                               59