Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Фионова Л.Р. - 40 стр.

     Порядок составления и согласования внутренних документов не
имеет существенных отличий от составления исходящих документов и
включает те же операции. Для исходящих документов добавляется
операция «Отправка документов адресату» после их регистрации.
     Регистрация может проводиться для всех видов групп документов,
прежде всего для входящих.
     Работа по исполнению и контролю исполнения документов
охватывает внутренние, входящие и только как исключение – исходящие.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те
же операции, кроме входящих документов, которые, за редким
исключением, на архивное хранение не передаются.
     Для установления единого порядка составления документов и
организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция
по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных
документов.
     Обработка поступающих документов. Прием и обработка
поступающих документов осуществляется секретарем фирмы или
работниками канцелярии.
     Поступившие документы проходят следующие этапы:
     1. Первичную обработку,
     2. Предварительное рассмотрение и разметку,
     3. Регистрацию,
     4. Рассмотрение документов руководством,
     5. Направление на исполнение,
     6. Исполнение и контроль исполнения,
     7. Подшивку документов в дела.
     Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки
писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной
корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяют: правильность
адресования вложенного в конверт документа, количество листов
документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или
листов документа ставится в известность отправитель письма и делается

                                 40