Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Фионова Л.Р. - 41 стр.

отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих
документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают,
за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить
адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на
конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
     Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с
целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые
документы.
     На регистрируемых документах проставляется автоматическим
нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий
наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер
документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к
документу, а также проспектах, каталогах, приглашениях, поздравлениях,
письмах, присланных для сведения (копиях), сообщениях о заседаниях,
совещаниях, учебных планах и программах, рекламных извещениях и
других материалах, не подлежащих регистрации.
      Передача документов на рассмотрение руководству фирмы
большинства документов должна осуществляться только после
регистрации. Принятие управленческого решения по конкретному
документу – одна из основных функций руководителя. Руководитель
организации, рассматривая входящий документ, должен определить
исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению
документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть
оформлены в виде резолюции на самом документе. Руководитель должен
рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в
крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.
     С резолюцией руководителя документ передается ответственному
исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с
проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документа
между исполнителями может осуществляться без расписок, за
исключением документов с грифом ограничения доступа. Исполнение
документа (как этап его обработки) предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление на подписание (утверждение)

                                  41