Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Фионова Л.Р. - 44 стр.

     1. согласование проекта документа,
     2. проверка правильности       оформления    проекта   документа
        секретарем,
     3. подписание документа руководителем,
     4. регистрация документа,
     5. отправка документа адресату,
     6. подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
     Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за
исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
      Важнейшей процедурой в обработке всех групп документов является
регистрация. Она необходима для обеспечения сохранности документов,
оперативного поиска, учета и контроля.
     Существуют    несколько     систем   регистрации   документов   в
организации:
     - централизованная, когда все регистрационные операции
       осуществляются в одном месте или одним работником. Такая
       система позволяет создать единый справочный центр по
       документам предприятия и устанавливает единый порядок
       регистрации, поэтому является наиболее эффективной,
     - децентрализованная,    которая    предполагает    регистрацию
       документов в местах их создания или исполнения (в структурных
       подразделениях),
     - смешанная, когда часть документов с учетом специфики
       предприятия регистрируется централизованно, а другая – в
       структурных подразделениях.
     Регистрация всегда должна быть однократной. Документы
целесообразно регистрировать один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.
     При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из
которых регистрируется отдельно, например: входящие документы,
исходящие документы, внутренние документы, документы, имеющие гриф
ограничения доступа, контракты или договоры и т.д. При регистрации

                                  44