Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Фионова Л.Р. - 45 стр.

каждой   группе    документов    должны     применяться      единые
унифицированные способы присвоения номеров.
     В практической деятельности используются две регистрационные
формы: журналы и карточки (приложение 7). Гораздо чаще, особенно в
небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации
входящих и исходящих документов. Регистрация на карточках позволяет
оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как
можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по
картотекам, используя различные признаки классификации.
     Регистрационные графы в журнале и карточке существенных
различий не имеют и включают:
     индекс (номер) документа,
     дата документа,
     автор документа – для входящих документов,
     адресат – для исходящих документов,
     резолюция,
     исполнитель,
     подпись исполнителя,
     срок исполнения, отметка об исполнении,
     номер дела.
      Фирма по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав
регистрационных граф.
      Для регистрации документов с помощью ПЭВМ можно использовать
те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов
на ПЭВМ может осуществляться последовательным просмотром
(«пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор,
корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).




                                 45