Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Фионова Л.Р. - 48 стр.

       Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года
     В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре
дел.
      В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней
документов, использованных при определении сроков хранения дел,
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о
выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование
дел, и др.
     При наличии на предприятии вычислительной техники
утвержденная номенклатура дел министерства вводится и хранится в
памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых
случаях переработки.
      В соответствии с номенклатурой дел осуществляется формирование
дел (группировка исполненных документов в дела).
     Документы любого предприятия можно систематизировать по
следующим признакам (точкам систематизации):
       - название вида документа,
       - тема,
       - автор или корреспондент,
       - дата или период,
       - гриф ограничения доступа,
       - географический признак.
      Дела на предприятии формируются централизованно, т. е. в
канцелярии (службе ДОУ). Формированием дел занимаются лица,
ответственные за делопроизводство.
     При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать
вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за

                                     48