Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Фионова Л.Р. - 51 стр.

требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10
лет) хранения описи не составляются.
      Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела
временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со
специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и
следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).
     На предприятии в каждом структурном подразделении описи на дела
постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным
методическим руководством архивной службы. По архивным описям
документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными
подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи
предприятия, которую готовит архив, и по которой он сдает дела на
государственное хранение.
      При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в
опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из
нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись
под самостоятельным номером). Порядок нумерации дел в описи - валовой
за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных
подразделении устанавливается по согласованию с архивом. Графы описи
заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены
на обложку дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми
заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные
однородные дела обозначаются словами "То же". При этом другие
сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе
описи заголовок воспроизводится полностью). Графа описи "Примечания"
используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического
состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со
ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. Описи дел
составляются по установленной форме в трех экземплярах.
     С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела
хранятся по месту их формирования.


                                 51