Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Фионова Л.Р. - 52 стр.

     Руководители   структурных    подразделений    и    сотрудники,
отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность
документов и дел.
     Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от
пыли и воздействия солнечного света.
      Вид системы хранения документации, которая используется фирмой,
зависит от ее размеров и типа работы.
     Какой бы метод систематизации не использовался, полная система
хранения документации должна иметь следующие свойства:
     - занимать как можно меньше пространства в канцелярии или
       офисе,
     - быть быстрой и простой для использования,
     - иметь возможность увеличения или уменьшения,
     - обеспечивать легкую локализацию требуемой информации,
     - позволять надежно хранить конфиденциальную информацию,
     - использовать правильную классификацию документов и дел.
      В целях повышения оперативности поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа (в службе ДОУ
или канцелярии).
      На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре
дел. Машинограммы, используемые в структурных подразделениях,
формируются в дела и хранятся на общих основаниях. Выдача дел другим
подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения
руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела.
Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из
дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и
производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в
деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.



                                  52