Организация и технология документационного обеспечения управления - 113 стр.

4.5 Методика анализа состояния ДОУ в организации


     Для того чтобы привести систему ДОУ в состояние, соответствующее
современным нормативным требованиям, необходимо провести её анализ.
Целью такого анализа в организации (подразделении) является:
  • классификация и оптимизация состава применяемых в деятельности
     организации (подразделения) форм документов,
  • упорядочение, в целом, ДОУ организацией,
  • оптимизация документооборота,
  • повышение эффективности использования компьютерных технологий.
Анализ состояния ДОУ, в целом,          и организации документооборота, в
частности, должен проводиться в несколько этапов:
     1.    Построение структурной схемы предприятия, цель:
           •     определить место службы ДОУ, ее подчиненность, состав
           должностных лиц в службе ДОУ;
           •     выявить особенности подготовки и принятия решений в
           системе управления организацией.
      2. Построение схемы информационных потоков в организации (в
           привязке к организационной структуре), цель:
           •     определить состав исходной информации, получаемой в
           виде документов, при решении задач управления,
               • определить состав выходной информации, оформляемой в
               виде документов, всю информацию желательно представить в
               виде схемы, как, например, на рисунке 24;
               • получить    данные     о   важности       обрабатываемой    и
               циркулирующей          документированной           информации,
               используемой в управлении;
               • приблизительно       оценить    объем       документооборота
               (проверить, проводится ли в организации такая оценка
               систематически),   подсчитать,   сколько      и   каких   видов

                                                                            113