Организация и технология документационного обеспечения управления - 51 стр.

          Переданный документ находится у исполнителя в работе до завершения
     выполнения поручения руководителя.
          Завершив выполнение поручения, исполнитель (или руководитель
     подразделения, где исполнялся документ) наносит на документ отметку об
     исполнении и возвращает документ тому, кто его выдал (секретарю или
     работнику канцелярии).
          Контроль исполнения документа осуществляет служба ДОУ или
     секретарь.
          Подшивку в дело осуществляет секретарь либо работник канцелярии,
     предварительно нанеся номер дела на документ и в регистрационную форму.
          При движении документа по перечисленным этапам несколько раз
     происходит обращение к регистрационной форме, принятой в организации:
     карточке или журналу. В первый раз, когда наносится отметка о
     поступлении. Во второй – после нанесение резолюции руководителем. В
     третий – перед подшивкой в дело.

     3.2 Обработка исходящих или отправляемых документов


           Обработка и отправка исходящих документов проводится также
     централизованно службой ДОУ или секретарем. Эти документы рождаются в
     организации и проходят следующие этапы.
1.         Первый шаг в жизни этих документов – это составление черновика и
     создание проекта документа. Исходящие документы оформляются в 2-х
     экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница
     документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск – на
     стандартных листах бумаги
2.         Согласование проекта документа осуществляется автором документа
     со   специалистами    организации   и   заканчивается   нанесением   визы
     согласования. При необходимости внешнего согласования оформляется
     «Гриф согласования»


                                                                            51