Организация и технология документационного обеспечения управления - 82 стр.

     Детальное     рассмотрение     постановки     делопроизводства       дает
характеристику   существующей      технологии     выполнения     работ,    их
документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого
труда.
     Анализ организационной и функциональной структуры аппарата
управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом
должны    быть   рассмотрены      вопросы     разделения    функций   между
руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата
управления.
     Основным методом сбора данных является изучение нормативно-
методических документов. Эти данные также могут быть получены путем
опросов   и   бесед,   анкетирования,   так    называемой    фотографии     и
самофотографии рабочего дня. При анализе данных материалов необходимо
составить организационно-структурную схему и определить, насколько она
соответствует выполнению возложенных на аппарат управления задач.
     Проектная стадия начинается с разработки технического проекта, где
должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в целом согласованы
основные технологические схемы управленческих процессов:
     • состав и порядок обработки основных документов;
     • предлагаемый регламент работы;
     • схемы организации административно-управленческих связей;
     • рациональные формы документов;
     • типовые тексты.
     Для четкой организации документооборота необходимо получить
сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам
документов, о распределении документов по документопотокам и наличии
стандартных и унифицированных форм документации. Необходимо также
точно установить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого
вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на
дублирование операций, излишние маршруты.

                                                                            82