Организация и технология документационного обеспечения управления - 95 стр.

                                   деятельности организации (они нужны для
                                   выявления форм документов, введенных в
                                   действие распорядительными документами)
     Комплекс документов,          Инструкция по делопроизводству, правила
     составляющих нормативно-      составления   и    оформления    документов,
     методическую базу             технологические инструкции по работе с
     делопроизводства и            документами, номенклатура дел организации
     определяющих состав и
     технологию обработки
     документов

     Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели:
выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности
организации и создаваемых в процессе их реализации документов.
     В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся
определенной последовательностью их создания, постоянством (или
относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в
структурных подразделениях организации по всем направлениям
деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в
карте документа (рисунок 17), в которую вносится следующая информация:
     ♦     Полное наименование формы документа, включая заголовок,
         если он имеется,
     ♦     Код формы,
     ♦     Имя файла (если имеется электронный вариант документов),
     ♦     Функция управления и задача (назначение документа), в
         процессе реализации которых создается документ. Например,
         штатное расписание создается в процессе реализации функции
         «организация системы управления» и задачи «регламентация
         численного и должностного состава».
     ♦     Сведения     об      основных    этапах    подготовки     документа:
         подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование,
         удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление
         печати), адресат документа, сведения о регистрации документа,

                                                                                  95