Организация и технология документационного обеспечения управления - 97 стр.

количество экземпляров документа, если все документы готовятся в разном
количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. То есть, все, что
есть в карте каждого документа и нужно и важно для организации, - можно
учесть при выборе формы Табеля.
       Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особенностями
организации.
       Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично
классифицировать документы по подразделениям, а в Табеле перечислять
виды    форм    документов,   образующихся    в    деятельности   каждого
подразделения. То есть: указывается подразделение (его название), потом
формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому
документу.
       Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать
формы документов по функциям управления или по направлениям
деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как
классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться
описания форм документов.
       После определения структуры Табеля (названий колонок и деление
строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу –
собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена
работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например,
если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование
докладных служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем
управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму
(докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и
предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим
ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).
       После оптимизации списка форм документов организации заполнение
Табеля осуществляется на основе карт документов.



                                                                        97