Коммуникации в организации. Каймакова М.В. - 35 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

УлГТУ | Ульяновск

Составители: 

Рубрика: 

34
низациях, например, сложные схемы передачи информации излагаются в
специальных, а отдельные – в секретных инструкциях.
Одним из способов формализации информацией являются бланки, формы,
которые необходимо заполнять и отправлять по адресу в установленные сроки.
Указания по заполнению размещаются и на самих бланках, и в специальных
руководствах. В них указываются случаи, в каких применяются данные формы;
заполняемое количество экземпляров; адреса рассылки; лица, ответственные за
заполнение разделов или всего бланка; дополнительная информация. Удобство
бланков как для инициаторов информации, так и для пользователей сделало их
распространенными практически во всех сферах жизнедеятельности. К их
недостаткам можно отнести отсутствие гибкости.
Большинство организаций разрабатывают планы обмена информацией и
детализации каналов ее распространения. Такие планы, исполнение которых
приобретает обязательный характер для различных подразделений, служб и
должностных лиц, становится действенным инструментом осуществления
обмена информацией. Они тесно связаны формальной системой властных пол-
номочий в организации. Иерархическая структура, наделенная полномочиями
контролировать процесс обмена информацией и регулирование каналов
протекания информации, резко усиливает свои властные функции.
Формализованные схемы обмена информации «усекают» ее значительную
часть и поэтому должны периодически корректироваться с учетом
происходящих изменений в структуре коммуникативной системы (субъектах,
каналах коммуникации), а также в окружающей ее социальной, экономической,
правовой и других средах.
Обмен информацией посредством неформализованных каналов
Неформализованная система может существенно восполнить пробел,
связанный с потерей (недополучением) части информации. Существует доста-
точно много способов осуществления такого обмена (продвижения) инфор-
мации. Приведем пример. Несколько друзей, работающих на различных
участках крупного производства, регулярно по субботам ходят вместе в баню.
Они во время отдыха охотно обмениваются информацией о наиболее
существенных новостях в своих подразделениях. Жена одного из работников
является спе-циалистом по связям с общественностью и делится информацией с
мужем, тот, в свою очередь, сообщает подробности своим друзьям. Последние
сообщают информацию сотрудникам своего участка. Такой обмен инфор-
мацией может сыграть как позитивную, так и негативную роль. Неформальные
каналы обмена информацией играют позитивную роль, если они дополняют
формальную информационную структуру и помогают организационной
структуре или всей организации выполнять свои задачи быстро и качественно.
Если неформальные каналы обмена информацией вносят разлад в соотношение
иерархических полномочий и затрудняют их координацию, и тем более
мешают выполнению основных структурных и функциональных задач, то их
негативные последствия очевидны.

Страницы