Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 39 стр.

     Ïðàêòèêå äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ èçâåñòíû ìå-
òîäû óíèôèêàöèè òåêñòîâ â âèäå òðàôàðåòà, àíêåòû, òàáëèöû,
øèðîêî ïðèìåíÿåìûå è â ïðîãðàììíîì îáåñïå÷åíèè àâòîìà-
òèçèðîâàííûõ èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì. Ïðè ýòîì ïîä òðàôà-
ðåòîì ïîíèìàåòñÿ çàðàíåå ïîäãîòîâëåííûé óíèôèöèðîâàííûé
òåêñò, ñîñòîÿùèé èç ïîñòîÿííîé èíôîðìàöèè ñ ïðîáåëàìè
(èíòåðâàëàìè), ïðåäíàçíà÷åííûìè äëÿ ïåðåìåííîé èíôîð-
ìàöèè î êîíêðåòíîé ñèòóàöèè. Ïðèìåíåíèå òðàôàðåòà òåêñòà
ïîçâîëÿåò ñîêðàòèòü âðåìÿ ïîäãîòîâêè äîêóìåíòà â 3—3,5 ðàçà.
     Â ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè ÃÎÑÒà 6.30-97 òåêñò äîêó-
ìåíòà ñîñòàâëÿþò íà ðóññêîì èëè íàöèîíàëüíîì ÿçûêå. Íà ðóñ-
ñêîì ÿçûêå ïèøóò òåêñòû ïðè íàïðàâëåíèè èõ â ôåäåðàëüíûå
îðãàíû âëàñòè, îðãàíû ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè ñóáúåêòîâ Ðîñ-
ñèéñêîé Ôåäåðàöèè; íà ïðåäïðèÿòèÿ, â îðãàíèçàöèè è èõ îáúå-
äèíåíèÿ, íå íàõîäÿùèåñÿ â âåäåíèè äàííîãî ñóáúåêòà Ðîññèé-
ñêîé Ôåäåðàöèè èëè ðàñïîëîæåííûå íà òåððèòîðèè äðóãèõ
ñóáúåêòîâ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè.
     Òàáëèöà è àíêåòà ïîçâîëÿþò èçëàãàòü òåêñò áåç îáû÷íûõ
ãðàììàòè÷åñêèõ ñâÿçåé ñ ïðèìåíåíèåì óïðîùåííûõ ëåêñè÷åñ-
êèõ êîìïîçèöèé. Òàáëèöà óäîáíà äëÿ èçëîæåíèÿ îäíîòèïíîãî
õàðàêòåðà, â òîì ÷èñëå è ôðàãìåíòà äîêóìåíòà.  àíêåòàõ ñîáè-
ðàåòñÿ èíôîðìàöèÿ ïî êîíêðåòíî ïîñòàâëåííûì âîïðîñàì íà
îñíîâå çàðàíåå ïîäãîòîâëåííîé ïðîãðàììû. Àíêåòà, êàê è òðà-
ôàðåò, ñîäåðæèò ïîñòîÿííóþ (âîïðîñû) è ïåðåìåííóþ (îòâå-
òû) èíôîðìàöèþ. Ïîäîáíî òàáëèöå, àíêåòà íå ñîäåðæèò ïðåä-
ëîæåíèé, à èçëàãàåò ëèøü íåîáõîäèìûå äëÿ äàííîé îðãàíèçà-
öèè ñâåäåíèÿ. Òàêîâû, ê ïðèìåðó, êàäðîâûå äîêóìåíòû (ëè÷-
íûå äåëà, êàðòî÷êè ïåðñîíàëüíîãî ó÷åòà è ò. ï.).
      ïðàêòèêå ñëóæá äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ ñ öå-
ëüþ óìåíüøåíèÿ îáúåìà äîêóìåíòîâ è óñêîðåíèÿ èõ âîñïðèÿ-
òèÿ (ïðè ñîõðàíåíèè èíôîðìàòèâíîñòè) øèðîêî ïðèìåíÿþò-
ñÿ ñîêðàùåíèÿ ñëîâ è ñëîâîñî÷åòàíèé. Ïðè ýòîì ñëåäóåò ïî-
ìíèòü, ÷òî äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ ìîæåò ñîäåðæàòü òîëüêî
òå èç íèõ, êîòîðûå ïðèíÿòû â îáùåãîñóäàðñòâåííûõ êëàññèôè-
êàòîðàõ, äîïóñêàåìûõ ÃÎÑÒîì è óñòàíîâëåíûõ ïðàâèëàìè ðóñ-
ñêîé ãðàììàòèêè.
     Ïðè ñîñòàâëåíèè òåêñòà â âèäå àíêåòû íàèìåíîâàíèÿ ïðè-
çíàêîâ õàðàêòåðèçóåìîãî îáúåêòà äîëæíû áûòü âûðàæåíû èìå-
íåì ñóùåñòâèòåëüíûì â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå èëè ñëîâîñî÷åòà-


                           – 39 –