Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 47 стр.

     Èíôîðìàöèÿ â ïðîòîêîëå, çàôèêñèðîâàííàÿ â òåêñòå, ÷à-
ñòî íå îòðàæàåòñÿ, à äàåòñÿ îòñûëî÷íî («òåêñò äîêëàäà ïðèëà-
ãàåòñÿ»). Äîêóìåíòû ïîäøèâàþòñÿ ê ïðîòîêîëó ñ ñîîòâåòñòâóþ-
ùèì îôîðìëåíèåì.
     Èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûå äîêóìåíòû — íàèáîëåå ìíîãî-
÷èñëåííàÿ ãðóïïà â äîêóìåíòîîáîðîòå ïðåäïðèÿòèÿ, îðãàíèçà-
öèè, ñîäåðæàùàÿ èíôîðìàöèþ ñàìîãî ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà î
ôàêòè÷åñêîì ïîëîæåíèè äåë, êîòîðàÿ ìîæåò ñòàòü îñíîâîé ðàñ-
ïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè.
     Ñïðàâêà — äîêóìåíò, êîòîðûé ñîäåðæèò îïèñàíèå è ïîä-
òâåðæäåíèå ôàêòîâ, ñîáûòèé, ñèòóàöèé ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà.
Óïðàâëåí÷åñêàÿ ïðàêòèêà âûäåëÿåò äâà âèäà òàêîãî ðîäà äîêó-
ìåíòíîé èíôîðìàöèè:
     - ñïðàâêè þðèäè÷åñêîãî õàðàêòåðà, âûäàâàåìûå ãðàæäà-
íàì ó÷ðåæäåíèÿìè (äîêóìåíòû ëè÷íîãî ñîñòàâà);
     - ñïðàâêè èíôîðìàöèîííîãî ñîäåðæàíèÿ, îòðàæàþùèå
ôàêòû, ñîáûòèÿ, ñèòóàöèè è ñîñòàâëÿåìûå ïî çàïðîñó èëè óêà-
çàíèþ âûøåñòîÿùèõ ðóêîâîäèòåëåé è îðãàíèçàöèé.
     Ñïðàâêàìè ïðåèìóùåñòâåííî ïîäòâåðæäàþòñÿ ìåñòà ðà-
áîòû (ó÷åáû), ïðîæèâàíèÿ, ðàçìåð çàðïëàòû, ñîöèàëüíîãî ïî-
ñîáèÿ è ò. ä. Ñîñòàâëÿþòñÿ ýòè äîêóìåíòû íà îáùåì áëàíêå ñ
ïðèìåíåíèåì òèïîãðàôñêèõ òðàôàðåòíûõ òåêñòîâ. Òåêñò ñïðàâ-
êè íà÷èíàåòñÿ ñ óêàçàíèÿ ôàìèëèè, èìåíè, îò÷åñòâà (â èìå-
íèòåëüíîì ïàäåæå) ëèöà, î êîòîðîì ñîîáùàþòñÿ ñâåäåíèÿ, è
çàêàí÷èâàåòñÿ óêàçàíèåì ìåñòà ïðåäñòàâëåíèÿ ñïðàâêè.
     Ñïðàâêè èíôîðìàöèîííîãî õàðàêòåðà ïîäðàçäåëÿþòñÿ íà
âíóòðåííèå è âíåøíèå. Âíóòðåííèå ñïðàâêè îôîðìëÿþòñÿ íà
÷èñòûõ ëèñòàõ áóìàãè, õîòÿ è ñîäåðæàò ïðåäâàðèòåëüíî îòïå÷à-
òàííûå îñíîâíûå ðåêâèçèòû áëàíêà ñ óêàçàíèåì ñòðóêòóðíîãî
ïîäðàçäåëåíèÿ. Âíåøíÿÿ ñïðàâêà îôîðìëÿåòñÿ íà îáùåì áëàí-
êå, åå òåêñò ìîæåò äåëèòüñÿ íà ðàçäåëû ñ òàáëèöàìè è ñõåìà-
ìè, èìåòü ïðèëîæåíèÿ. Îáÿçàòåëåí çàãîëîâîê, àäåêâàòíûé ñî-
äåðæàíèþ ñïðàâêè, ñ îòðàæåíèåì äàòû èëè êàëåíäàðíîãî ïå-
ðèîäà («Ñïðàâêà îá èòîãàõ 1999—2000 ó÷åáíîãî ãîäà»).
     Äîêëàäíàÿ çàïèñêà ÿâëÿåòñÿ äîêóìåíòîì, àäðåñîâàííûì
ðóêîâîäèòåëþ äàííîé èëè âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè, ñîäåð-
æàùèì ïîäðîáíîå èçëîæåíèå êàêîãî-ëèáî âîïðîñà ñ âûâîäà-
ìè è ïðåäëîæåíèÿìè. Öåëü çàïèñêè — èíôîðìèðîâàíèå ðóêî-
âîäñòâà î ñèòóàöèè, ôàêòå èëè îáñòîÿòåëüñòâå äëÿ ïîáóæäåíèÿ
ê äåéñòâèþ èëè ïðèíÿòèþ ðåøåíèÿ.
                           – 47 –