Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 49 стр.

ñîïîñòàâëåíèå ôàêòè÷åñêîãî ïîëîæåíèÿ äåë ñ äåéñòâóþùè-
ìè çàêîíîäàòåëüíî-íîðìàòèâíûìè àêòàìè. Â ïðîöåññå ïðîâåðêè
îáû÷íî âåäóòñÿ ÷åðíîâûå çàïèñè, îòðàæàþùèå ñòàòèñòè÷åñ-
êóþ èíôîðìàöèþ.
     Àêò îôîðìëÿåòñÿ íà îáùåì áëàíêå. Ïî ðÿäó òèïîâûõ, òðà-
äèöèîííûõ ñèòóàöèé èìåþòñÿ óíèôèöèðîâàííûå òðàôàðåòíûå
ôîðìû, êîòîðûìè ñòàíäàðòíî îïðåäåëåíû ñîñòàâ è ïîðÿäîê
ðàçìåùåíèÿ èíôîðìàöèè â äàííîé ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòà.
     Òåêñò àêòà ëîãè÷åñêè è êîìïîçèöèîííî ñîñòîèò èç ââîä-
íîé ÷àñòè (îñíîâàíèå äëÿ ñîñòàâëåíèÿ, ñîñòàâèòåëè, ïðèñóò-
ñòâóþùèå), òåêñòà, íà÷èíàþùåãîñÿ ñëîâîì «îñíîâàíèå» (ïå÷à-
òàåòñÿ îò ëåâîãî ïîëÿ), ñîñòàâà êîìèññèè (ôàìèëèè è èíèöèàëû
â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå ñ ïåðå÷èñëåíèåì äîëæíîñòåé è íàçâàíè-
åì ó÷ðåæäåíèé), êîíñòàòèðóþùåé ÷àñòè (ñ àáçàöà — öåëè, çà-
äà÷è, ñóòü è ðåçóëüòàòû ïðîâåäåííîé ðàáîòû) è, íàêîíåö, çàê-
ëþ÷åíèÿ (âûâîäû, çàêëþ÷åíèÿ êîìèññèè, ïðåäëîæåíèÿ) è ñâå-
äåíèÿ î êîëè÷åñòâå ýêçåìïëÿðîâ è ìåñòå èõ õðàíåíèÿ.
     Àêò ïîäïèñûâàåòñÿ ïðåäñåäàòåëåì è âñåìè ÷ëåíàìè êî-
ìèññèè áåç óêàçàíèÿ äîëæíîñòåé. Îáÿçàòåëåí çàãîëîâîê. Ïîñëå
óòâåðæäåíèÿ ðåêîìåíäàòåëüíàÿ ÷àñòü àêòà ïðèîáðåòàåò
ðàñïîðÿäèòåëüíóþ ñèëó è îáÿçàòåëüíà ê èñïîëíåíèþ. Ìåñòî è
äàòà ñîñòàâëåíèÿ àêòà äîëæíû ñîîòâåòñòâîâàòü ìåñòó è äàòå àê-
òèðóåìîãî ñîáûòèÿ.
     Ñëóæåáíûå ïèñüìà — íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåííûé è ìàñ-
ñîâûé âèä äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, ñëóæàùèé ñðåäñòâîì
îáìåíà ñâåäåíèÿìè ìåæäó þðèäè÷åñêèìè è ôèçè÷åñêèìè ëè-
öàìè. Â äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûõ ïîòîêàõ (ÄÈÏ) è
äîêóìåíòîîáîðîòå ïðåäïðèÿòèÿ, îðãàíèçàöèè îíè íåðåäêî ñî-
ñòàâëÿþò äî 80 % îáùåãî îáúåìà äîêóìåíòîâ.
     Ìîòèâàöèÿ ïèñüìåííûõ îáðàùåíèé ìîæåò áûòü ñàìîé
ðàçëè÷íîé. Èõ ñîäåðæàíèåì ìîãóò áûòü çàïðîñû, óâåäîìëåíèÿ,
ñîãëàøåíèÿ, ïðåòåíçèè, èçìåíåíèÿ, ñîîáùåíèÿ, çàìå÷àíèÿ,
ðåêîìåíäàöèè, îòçûâû, ðàçúÿñíåíèÿ, íàïîìèíàíèÿ è ò. ä.
     Ïèñüìà ðàçìåùàþòñÿ íà ñïåöèàëüíûõ áëàíêàõ äëÿ ïèñåì, â
êîòîðûõ, â îòëè÷èå îò îáùåãî áëàíêà, åñòü àäðåñ îðãàíèçàöèè —
àâòîðà è ìåñòî äëÿ ññûëêè íà èíèöèàòèâíûå äîêóìåíòû.
     Òåêñò ñëóæåáíîãî ïèñüìà äîëæåí áûòü ïîñâÿùåí îäíîìó
âîïðîñó è ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé.  ïåðâîé, ââîäíîé, ïðèâîäÿò-
ñÿ ìîòèâû ïîäãîòîâêè äîêóìåíòà, ññûëêè íà îáñòîÿòåëüñòâà,
ôàêòû, ñîáûòèÿ, ïîáóäèâøèå íàïèñàòü ïèñüìî, èëè óêàçàíèå
                            – 49 –