Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 48 стр.

     Êîìïîçèöèîííî äîêëàäíàÿ çàïèñêà ðàçáèâàåòñÿ íà äâå
÷àñòè:
     - êîíñòàòèðóþùóþ (îïèñàòåëüíóþ);
     - ðåêîìåíäàòåëüíóþ (âûâîäû, ïðîñüáû è ïðåäëîæåíèÿ).
      îòäåëüíûõ ñëó÷àÿõ äîêëàäíûìè çàïèñêàìè èíôîðìèðó-
þò ðóêîâîäñòâî è âûøåñòîÿùèå îðãàíû î õîäå ðàáîò (î âûïîë-
íåíèè ïëàíîâûõ çàäàíèé, óêàçàíèé), êîòîðûå ìîãóò ïðåäñòàâ-
ëÿòüñÿ ðåãóëÿðíî, ïåðèîäè÷åñêè è ýïèçîäè÷åñêè.  çàâèñèìîñ-
òè îò àäðåñàòà, äîêëàäíûå çàïèñêè ìîãóò áûòü âíóòðåííèìè (â
ïðåäåëàõ îðãàíèçàöèè) è âíåøíèìè (çà ïðåäåëàìè îðãàíèçà-
öèè). Âíóòðåííèå äîêëàäíûå çàïèñêè ñîñòàâëÿþòñÿ íà ëèñòå
îáû÷íîãî ôîðìàòà ñ ðåêâèçèòàìè (íàèìåíîâàíèå ïîäðàçäåëå-
íèÿ, âèä äîêóìåíòà, äàòà, çàãîëîâîê, òåêñò, àäðåñàò, ïîäïèñü
àâòîðà ñ óêàçàíèåì äîëæíîñòè), âíåøíèå äîêëàäíûå çàïèñêè
îôîðìëÿþòñÿ íà îáùåì áëàíêå è ïîäïèñûâàþòñÿ ðóêîâîäèòå-
ëåì îðãàíèçàöèè.
     Îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà, êàê ïðàâèëî, ïîÿñíÿåò ñîäåð-
æàíèå îòäåëüíûõ ïîëîæåíèé îñíîâíîãî äîêóìåíòà (ïëàíà, ïðî-
ãðàììû, îò÷åòà, ïðîåêòà) èëè îáúÿñíÿåò ïðè÷èíû êàêîãî-ëèáî
ñîáûòèÿ, ôàêòà, ÿâëåíèÿ. Ïî ñâîåìó ñîäåðæàíèþ îáúÿñíèòåëü-
íûå çàïèñêè äåëÿòñÿ íà äâå îñíîâíûå ãðóïïû:
     - çàïèñêè, ÿâëÿþùèåñÿ ïðèëîæåíèåì ê îñíîâíîìó äîêó-
ìåíòó, äîïîëíÿþùèå è îáúÿñíÿþùèå åãî; ñîïðîâîæäàþùèå
ïëàíû è îò÷åòû (îôîðìëÿþòñÿ íà îáùèõ áëàíêàõ, ïîäïèñûâà-
þòñÿ ðóêîâîäèòåëÿìè);
     - çàïèñêè, ñîñòàâëåííûå îòäåëüíûìè ðàáîòíèêàìè äëÿ
îáúÿñíåíèÿ èõ ïîâåäåíèÿ, ïîñòóïêîâ, íåñòàíäàðòíîé ñèòóàöèè
(îôîðìëÿþòñÿ ïîäîáíî ïåðâîé ãðóïïå).
     Àêò — äîêóìåíò, ñîñòàâëåííûé íåñêîëüêèìè ëèöàìè è
ïîäòâåðæäàþùèé óñòàíîâëåííûå ôàêòû è ñîáûòèÿ.
     Ýòîò âèä äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè îòëè÷àåòñÿ çíà÷è-
òåëüíûì ðàçíîîáðàçèåì, îïðåäåëÿåìûì êîíêðåòíûì çíà÷åíè-
åì. Òàêîâû: àêò ëèêâèäàöèè (îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ), àêòû
ïðîâåðêè, ïðèåìà-ïåðåäà÷è, èíâåíòàðèçàöèè, ïðîâåäåíèÿ èñïûòàíèé,
äåãóñòàöèè, ïðèåìà çàâåðøåííûõ ñòðîèòåëüíûõ îáúåêòîâ, óíè÷òî-
æåíèÿ äîêóìåíòîâ è äð.
     Àêò — ïðîäóêò êîìèññèîííîé äåÿòåëüíîñòè, êàê ïðàâè-
ëî, ïîñòîÿííî äåéñòâóþùåé êîìèññèè, ñîçäàííîé íà îñíîâà-
íèè ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà. Ñîñòàâëåíèþ àêòà ïðåä-
øåñòâóþò: èçó÷åíèå ñóùåñòâà âîïðîñà, åãî ïðàâîâîé áàçû è
                             – 48 –