Теория и практика документной информации. Константинов Ю.Н. - 78 стр.

     Íà÷àëîì öèêëà êîíòðîëüíûõ îïåðàöèé ñëåäóåò ñ÷èòàòü
ìîìåíò ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ. Äîêóìåíòû, ïîñòàâëåííûå íà
êîíòðîëü íåïîñðåäñòâåííî ðóêîâîäèòåëåì, îáåñïå÷èâàþòñÿ
äîïîëíèòåëüíûì ýêçåìïëÿðîì ÐÊÊ.
     Ïðè êîíòðîëå èñïîëíåíèÿ ñëîæíûõ äîêóìåíòîâ (ïðèêà-
çîâ, ïðîãðàìì, àêòîâ ýêñïåðòèçû, òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêèõ çàê-
ëþ÷åíèé, áèçíåñ-ïëàíîâ è ò. ï.) çàïîëíÿþòñÿ äîïîëíèòåëü-
íûå ÐÊÊ. Êîìïëåêòû êîíòðîëüíûõ êàðò îôîðìëÿþòñÿ è â ñëó-
÷àÿõ êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ óñòíîãî ïîðó÷åíèÿ èëè ïðè âîçâðà-
òå ê èñïîëíåííîìó ðàíåå äîêóìåíòó.
     Ôîðìèðîâàíèå êîíòðîëüíîé êàðòîòåêè ïðîèçâîäèòñÿ ïî
êàëåíäàðíûì ñðîêàì èñïîëíåíèÿ, ðàçìåùåíèå — â 31 ÿ÷åéêå
(ïî äíÿì ìåñÿöà) è äâóõ äîïîëíèòåëüíûõ îòäåëåíèÿõ (äëÿ êàð-
òî÷åê ïðîñðî÷åííûõ è ïåðåõîäÿùèõ íà ñëåäóþùèé ìåñÿö çàäà-
íèé è ïîðó÷åíèé). Âíóòðè ÿ÷ååê ÐÊÊ ìîãóò ðàçìåùàòüñÿ ïî
èíäåêñàì ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé ëèáî ïî ôàìèëèÿì îò-
âåòñòâåííûõ èñïîëíèòåëåé (â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå). Äëÿ êàðòî-
òåêè öåëåñîîáðàçíî è ñîçäàíèå ðóáðèê (ïîäðóáðèê).
     Êàðòîòåêà â êîíöå êàæäîãî ìåñÿöà (çà 2—3 äíÿ äî åãî îêîí-
÷àíèÿ) ïîïîëíÿåòñÿ ÐÊÊ äîïîëíèòåëüíîãî îòäåëåíèÿ, îòðà-
æàþùèìè äîêóìåíòû, èñïîëíåíèå êîòîðûõ íàìå÷åíî íà ñëå-
äóþùèé ìåñÿö.
     Ïðàêòèêà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óáåæäàåò â òîì,
÷òî ñïåöèàëèñòû-èñïîëíèòåëè íå äîëæíû âåñòè êîíòðîëüíûå
(ëîêàëüíûå) êàðòîòåêè èç-çà èõ òðóäîåìêîñòè. Ïàïêè-äîñüå
äîêóìåíòîâ â ýòîì ñëó÷àå ïðåäïî÷òèòåëüíåå. Ïëàíèðîâàíèå ðà-
áîòû è ñàìîêîíòðîëü ñïåöèàëèñòà ïðîùå îðãàíèçîâàòü íà îñ-
íîâå ïðåäìåòíîé ñèñòåìàòèçàöèè äîêóìåíòîâ ïî êðèòåðèÿì
àêòóàëüíîñòè è ñðî÷íîñòè (ïðèîðèòåòíîñòè). Ñïåöèàëèñòû-äî-
êóìåíòîâåäû íåðåäêî øóòÿò ïî ýòîìó ïîâîäó: «Ýôôåêòà ìîæ-
íî äîñòèãíóòü äàæå îò ïîäâåñíîãî õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ».
     Íåïîñðåäñòâåííîå âåäåíèå êîíòðîëÿ çàêëþ÷àåòñÿ â âûïîë-
íåíèè ðÿäà îïåðàöèé ïî ïðåäóïðåäèòåëüíîìó íàáëþäåíèþ çà
õîäîì èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà è ðåãóëèðîâàíèþ ïðîöåññà èñ-
ïîëíåíèÿ:
     1) âíåñåíèå â ÐÊÊ îòìåòîê î ïåðåìåùåíèè äîêóìåíòà;
     2) óñòíîå (ïèñüìåííîå) íàïîìèíàíèå èñïîëíèòåëþ î ïðè-
áëèæåíèè ñðîêà îêîí÷àíèÿ ðàáîò íàä äîêóìåíòîì (çà 10, 5, 2
äíÿ), âíåñåíèå çàïèñè î ñîñòîÿíèè èñïîëíåíèÿ â çîíå ÐÊÊ
«Êîíòðîëüíûå îòìåòêè»;
                            – 78 –