Деловое общение. Коробейникова Л.С - 13 стр.

13

                        1.4. Деловая беседа по телефону
       Культура общения по телефону давно стала частью делового этикета.
Поэтому прежде чем снять телефонную трубку продумайте, какую инфор-
мацию Вы хотите получить или передать. Это лучше всего сделать в фор-
ме памятки — перечня вопросов для беседы. Если предполагается, что во
время разговора может возникнуть необходимость ссылки на какие-либо
документы или факты, они должны быть заранее подобраны и системати-
зированы на Вашем рабочем столе. Ни в коем случае нельзя “увязнуть” в
телефонном разговоре в ожидании справки, которую кто-то из Ваших кол-
лег должен принести, или Вы сами начинаете ее искать среди бесчислен-
ного множества других бумаг, или уточняете ситуацию через другой аппа-
рат.
       Выбирайте время для звонка. Не звоните утром до 9.00 часов или ве-
чером после 22.00, если не было предварительной договоренности. Со-
блюдайте конфиденциальность.
       Рекомендуется избегать обсуждения по телефону:
       • любых вопросов с людьми, с которыми у Вас ранее не было контак-
тов или с которыми не сложились личные отношения;
       • вопросов, по которым можно предполагать противоположное Ва-
шему мнение собеседника;
       • острых или деликатных вопросов, касающихся самого собеседника
или представляемой им фирмы, а также персональных (личных) проблем;
       • спорных вопросов взаимоотношений, координации и субординации
деятельности между Вами или представляемыми Вами организациями; во-
просов, касающихся третьих лиц или организаций, представители которых
могут оказаться в комнате вашего собеседника в момент вашего звонка;
       • сообщения по телефону отрицательных решений по вопросам Ва-
шим собеседникам.
       В работе зарубежных фирм практикуется обязательное письменное
подтверждение самого факта переговоров и достигнутых договоренностей,