Использование информационных и коммуникационных технологий в образовании. Красильникова В.А. - 226 стр.

     2)   информационная автоматизированная система управления учреж-
дением.
     Рассмотрим на концептуальном уровне выделенные направления.


     7.2.1   Система «малой автоматизации» документооборота

      Учитывая огромный документооборот и достаточно значительные сроки,
необходимые для выполнения полной автоматизации деятельности образова-
тельного учреждения, облегчения в работе особенно по составлению различ-
ных отчетов, учебных планов, составлению типовых приказов и т.п. можно до-
биться средствами «малой автоматизации» документооборота.
      «Малая автоматизация» документооборота предполагает централизован-
ную подготовку шаблонов электронных документов и распространение их в
электронном виде по e-mail, на дискетах по тем подразделениям и организаци-
ям, которые находятся в подчинении органов управления образования, куда
должны «стекаться» отчетные материалы в электронном виде. Главное в этом
достаточно простом подходе к упрощению системы сбора отчетов и подготов-
ке итогового отчета – использование электронных шаблонов документов, раз-
работанных одним центральным управляющим звеном. При подготовке элек-
тронных шаблонов документов необходимо очень тщательно продумать струк-
туры необходимых документов и представить в электронном виде все формы
отчетности для вышестоящих организаций, министерства образования для чего
необходимо:
      - разработать шаблоны основного пакета документов;
      - подготовить электронные шаблоны документов;
      - сформировать пакет электронных шаблонов документов на каком-
либо носителе информации, размножить по тем учреждениям, которые не име-
ют выхода в компьютерную сеть или передать по e-mail, разместить на сайте
для доступа пользователям;
      - обучить правильному заполнению шаблонов и использованию доку-
ментов общего доступа, заполнение и передачу документов обеспечить только
в формате разработанного электронного шаблона;
      - выделить место на сервере для размещения документов и их шабло-
нов;
      - выделить технически оснащенную группу для ведения сбора и даль-
нейшей обработки информации.
      Рассмотренный подход к автоматизации подготовки и использования до-
кументов достаточно прост и не требует значительных затрат на его реализа-
цию, значительно облегчает подготовку первичных документов и составление
отчетов, но имеет существенные ограничения для повышения эффективности
системы управления.




                                    227