Документационное обеспечение управления. Методические указания. Кривошеева Н.А. - 10 стр.

        Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление
письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
       «В связи с тем, что при получении груза 26.01.2002 по накладной №
2342 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при
вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя … была
установлена недостача … штук изделий на сумму… (коммерческий акт от
26.01.2002 № 43)…»
        Во второй части письма формулируется его основная цель (предложе-
ние, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:
       «Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму
на наш расчетный счет».
        «Отметка о наличии приложений» - реквизит используется в сопро-
водительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается под тек-
стом.
        «Виза» - отметка о согласовании документа внутри организации. Виза
включает: должность визирующего, подпись визирующего, расшифровку под-
писи (инициалы, фамилия) и дату.
        «Подпись» оформляется на 2-3 интервала ниже текста документа (в со-
проводительных письмах – под отметкой о наличии приложения). В состав рек-
визита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная
подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
        «Печать» заверяет подлинность подписи должностного лица на доку-
ментах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финан-
совыми средствам и др.
        «Отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию, имя,
отчество) исполнителя документа и номер его телефона.


      3 Разновидности служебных писем

      Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов,
пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, элек-
тронной почтой и т.д.
      Макет и образец оформления служебного письма оформлены в Прило-
жении А и Б соответственно.


      3.1 Сопроводительное письмо


       В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда
направляемый адресату основной документ требует дополнительного поясне-
ния. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется ос-
новной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.