Документационное обеспечение управления. Методические указания. Кривошеева Н.А. - 12 стр.

      3.3 Письмо-запрос


       Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения
каких-либо официальных сведений или документов.
       Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости представ-
ления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обоснова-
нии могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты,
организационно-правовые документы, так как организация не имеет права за-
прашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью
       В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы.
Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или
официально уполномоченным на это должностным лицом.
       Письмо-запрос требует письма-ответа.
       Образец письма-запроса приведен в Приложении Д.


      3.4 Письмо-ответ


        Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-
просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрица-
тельным (письмо-отказ).
        При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языково-
го параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые
обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при ус-
ловии, что письмо-просьба было составлено грамотно. Допущенные автором
письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.
        Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-
ответа («На Ваше письмо от _______ №_____…»). Для ссылки на поступившее
письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер по-
ступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.
        Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в
просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обос-
нования отказа: «В связи с…».
        В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату ин-
формацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный от-
вет на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией рас-
полагает.
        Образец письма-ответа приведен в Приложении Е.