Документационное обеспечение управления. Методические указания. Кривошеева Н.А. - 11 стр.

       Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для от-
правки документов, не имеющих адресной части.

        Текст сопроводительного письма начинается словами:
        «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию);
        «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию);
        «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию).
        Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация,
отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется де-
ловое общение:
        «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем
Вам…»
        «В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…»
        «В подтверждении нашей договоренности высылаем Вам…»
        Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения,
связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводи-
тельному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов,
затем излагаются просьбы и пояснения.
        Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка
о наличии приложения.
        Образец сопроводительного письма приведен в Приложении В.

      3.2 Письмо-просьба

        Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение ин-
формации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное коли-
чество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
        Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение
самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы.
Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типовой
характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих
просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного
лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»:
        «Просим Вас провести…»
        «Просим Вас предоставить…»
        «Просим Вас сообщить…»
        Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например:
        «Надеемся на положительное решение вопроса…»
        «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обраще-
ние»
        В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае
используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть
(предоставить, провести…)… Одновременно просим Вас…».
        Образец письма-просьбы приведен в Приложении Г.