Документационное обеспечение управления. Методические указания. Кривошеева Н.А. - 9 стр.

ступает юридически значимым элементом делового общения, содержит обяза-
тельство, гарантию, подтверждение и т.п.

      2 Оформление реквизитов служебного письма

        Обязательными реквизитами служебного письма являются: реквизиты
бланка (наименование организации, справочные данные об организации, дата
письма, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер по-
ступившего документа), адресат, заголовок к тексту (при необходимости),
текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.
        На бланке служебного письма может присутствовать изображение герба
или эмблемы организации. Название вида документа (ПИСЬМО) не указывает-
ся.
        Для составления писем используется специальный бланк письма, где
название вида документа не указывается.
        В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:
        «Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ» или «товар-
ный знак».
        «Наименование организации» являющейся автором документа.
        «Справочные данные об организации» включают: почтовый адрес,
номер телефона, факса (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
        «Дата документа» - дата его подписания.
        «Регистрационный номер» - номер документа, присваиваемый ему
организацией.
        «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - заполняет-
ся в том случае, если письмо является ответным.
        «Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Заго-
ловок согласуется с наименованием вида документа (в данном случае письмо),
отвечает на вопрос «о чем» («о ком»), начинается с предлога «О» или «Об».
Например: О сроках поставки, Об участии в выставке.
        В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита
«адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность,
почтовый адрес получателя.
        Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам,
сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.
Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется спи-
сок рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которо-
му направляется конкретный экземпляр.
        Если письмо одного содержания направляется нескольким однородным
адресатам, то адресат пишут обобщенно. Например (колледжам по
г.Оренбургу).
        «Текст» письма должен быть лаконичным, последовательным, убеди-
тельным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной стра-
ницы.
        Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.