Основы компьютерной грамотности и информационно-коммуникационной компетентности. Ч. 1: Введение в информатику. Лядова Л.Н - 66 стр.

                              131                                                               132

в различных форматах для различных категорий пользователей,        матике. Документ – «лист бумаги» в папке, содержащий данные
настраивать способ отображения документа в зависимости от          об определенном объекте. Документ в Lotus Notes – это карточ-
информационных потребностей этих пользователей.                    ка, макет с полями и приложения, а точнее – файлы, обрабаты-
     Если обратиться к словарям по вычислительной технике на-      ваемые каким-то приложением. В частности, документ может
чала 80-х гг., то обнаруживается, что в них нет слов «документ»,   содержать файлы графических форматов или данные различных
«электронный документ». В зарубежной научной литературе            СУБД (dBase, Excel, Access и т.п.). С этой точки зрения элек-
понятие «документ» в начале 80-х не применялось, вместо него       тронный документ – это форма, вид которой похож на привыч-
широко использовался термин «отчет» («report»), получивший         ный бумажный документ, а ее обработка производится с помо-
особую популярность благодаря массовому распространению            щью последовательного применения тесно взаимосвязанных
языка RPG (Report Program Generator). Понятия «документ» и         технологий в рамках так называемых систем управления элек-
«электронный документ» приобрели огромную значимость               тронными документами (Electronic Document Management Sys-
именно в последнее время, в то время как термин «отчет» посте-     tems – EDMS). Они реализуют различные комбинации техноло-
пенно выходит из употребления. В системах обработки данных         гий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра
его все чаще заменяют синонимом – «выходной документ».             электронных документов. В таком определении документа важ-
     Появление первого графического интерфейса пользователя        ным моментом является то, что документ во время формирова-
и технологии обработки изображений ускорило распространение        ния (обработки) проходит множество преобразований, которые
понятия электронного документа (ЭД) и обусловило дальнейшее        могут дать совершенно различные формы его представления.
развитие концепции ЭД. Особое внимание было сосредоточено          Указывается также, что документ может включать множество
на разработке различных подходов для перевода обширной ин-         объектов, т.е. документ – это нечто более сложное, чем простой
формации, представленной на бумажных носителях, в электрон-        лист бумаги с текстом и внедренными в него графическими объ-
ную форму. В течение нескольких лет концепция электронного         ектами.
документа получила свое развитие в направлении от обычного              Приведем определение понятия «Электронный документ»,
графического образа документа до реализации идеи управления        которое является наиболее общим:
документами. В настоящее время идея манипуляции документа-              Документ – набор данных, выделенный с точки зрения се-
ми в электронной, а не в бумажной форме стала общепринятой.        мантики (как описания определенных фактов, событий, объек-
     Строгого определения понятия «Электронный документ»           тов и т. п.) и функций обработки (как единица создания, ввода,
нет. Все существующие определения имеют свои недостатки.           согласования, утверждения, подписи, хранения, передачи, ото-
Современный взгляд на документ, реализуемый в системах             бражения).
управления документами и документооборотом, резко отличает-             Это определение является слишком абстрактным для того,
ся от классического.                                               чтобы использовать его для определения свойств конкретных
     Например, рассмотрим документ с точки зрения Lotus Notes      документов, но в нем документ представляется как функцио-
(LN) (система работы с документно-ориентированными базами          нальная единица, что очень важно с точки зрения компьютерной
данных, где документ представляет собой основной модуль ин-        обработки документов, создания систем управления документа-
формации). Рабочее пространство в LN сравнивается со шкафом,       ми и систем автоматизации документооборота.
ящики которого наполнены различными документами. В каждом               Как уже говорилось ранее, для обработки документов при-
ящике (странице рабочего пространства) собраны однотипные          меняются системы управления электронными документами
документы. Каждая база данных в LN – это «папка», размещае-        (СУЭД) или системы управления документами (СУД). Сейчас на
мая в «ящике» и содержащая информацию по определенной те-          рынке систем EDMS (Electronic Document Management Systems)