ВУЗ:
Составители:
44
В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учет-
ных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с
документами, рассматриваются вопросы снятия грифа «Коммерческая тайна».
Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комис-
сию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом
«Коммерческая тайна».
Проверки осуществляются от учетных данных
к документам, проверяется
наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся рос-
сыпью, проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие
и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отме-
ток об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.
Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия
документов с грифом «Коммерческая тайна».
Квартальная проверка наличия
проводится в первую декаду первого меся-
ца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.
В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на испол-
нении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также докумен-
ты, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.
Годовая проверка наличия проводится
в январе следующего за проверяе-
мым года.
В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных доку-
ментов с грифом «Коммерческая тайна», а также правильность ведения всех
видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.
Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя
подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерче-
ская тайна
» или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хра-
нение документов.
Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены ко-
миссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя пред-
приятия.
5.6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом
«Коммерческая тайна»
Документы с грифом «Коммерческая тайна» в нерабочее время должны
храниться в помещениях подразделений по ведению делопроизводства доку-
ментов с грифом «Коммерческая тайна». Хранение документов в нерабочее
время в других помещениях допускается по решению руководителя предпри-
ятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.
Выдача документов с грифом «Коммерческая тайна» сотрудникам пред-
приятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится
только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на
предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи
документа или дела (приложение № 5), или в учетной карточке документа.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 42
- 43
- 44
- 45
- 46
- …
- следующая ›
- последняя »
