ВУЗ:
Составители:
37
их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться нескольки-
ми подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном
количестве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию. сортируют,
упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи.
Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления
документов, наличие всех
приложений, соответствие количества экземпляров
количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат
возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составля-
ется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и дати-
руется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день
регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под рас-
писку в
регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабаты-
ваемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Резуль-
таты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководи-
теля предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с доку-
ментами.
4.2. Регистрация документов
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступле-
ния документа путем проставления на нем индекса, даты с последующей запи-
сью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистра-
ции подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего
использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плано-
вые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые
и т.д.). Ре-
гистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Однако не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. До-
кументы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бух-
галтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделе-
ниях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.
Перечень документов, не подлежащих регистрации
в службе ДОУ, дан в прил.
37.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие доку-
менты регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подпи-
сания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного под-
разделения в другое его не нужно регистрировать повторно. Входящие, исходящие и
внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и
исходящих документов
включает индекс по номенклатуре дел и порядковый номер в
пределах регистрируемого массива документов.
Например: 218/08-17,
Где 218- порядковый регистрационный номер;
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 35
- 36
- 37
- 38
- 39
- …
- следующая ›
- последняя »
