Основы защищенного делопроизводства. Макаревич О.Б - 38 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

38
08-17 - номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исхо-
дящих документов).
В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из клас-
сификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятель-
ности и т.д.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам
документов, каждая из которых регистрируется
отдельно, например: приказы
по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, прото-
колы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрацион-
ные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистри-
руемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая по-
рядковая нумерация, например: приказ М 28, протокол М 3, акт М 7.
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и
внутренним документам в пределах календарного года.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистри-
руемых документов, используют регистрационные журналы или регистраци-
онно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно неболь-
шом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по
журналу довольно продолжителен по
времени. Соблюдая названные выше пра-
вила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько жур-
налов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних докумен-
тов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу
невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично
регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных кар-
точках
.
Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести
информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением
документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземп-
лярах, что дозволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам дея-
тельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку.
При ведении карточной системы регистрации
документов службой
ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специаль-
ные нумерационные бланки-шахматки (прил. 38) для отметок об использовании
очередного порядкового номера при регистрации документов.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистра-
ции документов:
- автор (корреспондент);
- название;
- дата;
- индекс;
- дата поступления (для входящих документов);
- индекс
поступления (для входящих документов);
- заголовок документа или его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;

Страницы