Основы защищенного делопроизводства. Макаревич О.Б - 41 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

41
службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях
повышения исполнительской дисциплины. Примерная форма сводки о состоя-
нии исполнительской дисциплины дана в прил. 40.
4.4. Систематизация документов
Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии
должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел
с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В
номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности
предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При со-
ставлении номенклатуры
дел предприятиям необходимо учитывать требования
к ней, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспече-
ния управления, основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях
документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия раз-
рабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с докумен-
тами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 ян-
варя следующего
календарного года.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (прил. 41) и
включает реквизиты: наименования предприятия и вида документа, дату, ин-
декс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись,
гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу
из 5-ти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей
) и ста-
тьи по перечню, примечания.
В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается дело-
производственный индекс дела, который должен включать: индекс структурно-
го подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс
направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений); по-
рядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятель-
ности.
В графе 2 располагаются
в определенной последовательности заголовки
дел, которые группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. На-
званиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных
подразделений или направлений деятельности предприятия.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов опре-
деляется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются
заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию,
далее плановые
и отчетные документы, затем остальные в порядке убывания
сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию доку-
ментов, группируемых в данном деле;
- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

Страницы