ВУЗ:
Составители:
43
хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенкла-
туры дел. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел
(«Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хра-
нения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сро-
ки хранения документов.
При
оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее
разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть исполь-
зованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в но-
менклатуре дел, но сформированных в течение календарного года на предпри-
ятии.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется ито-
говая
запись о количестве дел заведенных отдельно, постоянного и временного
сроков хранения (прил. 42).
4.5. Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие при-
знаки их заведения. Основанием для группировки документов по
номинальному признаку служит название их разновидности. Например:
приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании
документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их
содержание. Например: «Документы по вопросам
повышения качества
продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».
Авторский признак предполагает группировку в дела документов од-
ного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предпри-
ятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется кор-
респондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспон-
дент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.
На-
пример: «Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных рас-
четах за 1997 год». Объединение в одном деле документов нескольких коррес-
пондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Пере-
писка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется
по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об
основ-
ной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные
документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-
вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия.
В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью
соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать
следующие требования: документы постоянного
и временного сроков хранения
необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий;
годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные докумен-
ты - от их проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого докумен-
та.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 41
- 42
- 43
- 44
- 45
- …
- следующая ›
- последняя »
