ВУЗ:
Составители:
44
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии
с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме
переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (напри-
мер, личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы со-
трудника на предприятии).
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4-х
сантиметров.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или
составления, присоединяются к документам, к которым относятся. Документы,
помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии-
заверительную надпись, отметку «В дело».
Документы в деле должны располагаться в
определенном порядке: сна-
чала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем
в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения
вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрознен-
ные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие
документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по ви-
дам и
хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распоряди-
тельными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе
с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов
по личному составу; подлинные их экземпляры и подшиваются в дела вместе с
приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной дея-
тельности
группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовив-
шего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответ-
ствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся осно-
ванием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела
сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным прика-
зам
.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титуль-
ные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные до-
кументы хранятся в делах того года, к которому относятся по своему содержа-
нию, независимо от времени составления или даты поступления. Например,
план на 1997 год, составленный в 1996 году, должен быть отнесен к 1997 году
,
а отчет за 1996 год, составленный в 1997 году, к 1996. Перспективные планы,
рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого
года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.
Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последователь-
ности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия,
состоящего из баланса, объяснительной
записки и приложений к нему, распола-
гают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце
- приложения.
Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группи-
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 42
- 43
- 44
- 45
- 46
- …
- следующая ›
- последняя »
