Основы защищенного делопроизводства. Макаревич О.Б - 46 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

46
постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в
ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свы-
ше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении
дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласо-
вываются с ведомственным архивом.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (
свыше
10 лет) сроков хранения и по личному составу после окончания календарного
года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведом-
ственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры:
оформление и описание дел.
Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с доку-
ментами. Полное или частичное оформление дел
производится в зависимости
от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному
оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление
предусматривает:
- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последователь-
ности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последователь-
ности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение
года); - нумерацию
листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом
углу арабскими цифрами;
- составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела
( прил. 36);
- составление заверительной надписи дела;
- подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без метал-
лических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
- внесение
необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение на-
звания структурного подразделения, если оно менялось. делопроизводственно-
го индекса, заголовка дела, даты и др.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов
определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хране-
ния, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной
деятельности предприятия,
личные дела, дела на авторские свидетельства).
Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах по-
стоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по
разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное
содержание документов.
На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
указываются: наименования предприятия, структурного подразделения, индекс
дела, номер
тома, части, заголовок, аннотация к документам (для дел постоян-
ного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество лис-
тов, срок хранения (прил. 47).
С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри
фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной
частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный
поиск документов.
Описи составляются как на дела постоянного хранения, так

Страницы