ВУЗ:
Составители:
45
руются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фа-
милий.
Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещаний у ру-
ководства предприятия и др. группируются по хронологии и порядку номеров.
Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в
последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется
в
хронологической последовательности: документ-ответ помещается за докумен-
том-запросом.
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отра-
жающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в од-
ном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
4.6. Подготовка документов к архивному хранению
Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в даль-
нейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся крат-
косрочно и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение
или уничтожение является результатом проведения экспертизы их ценности
документов.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности докумен-
тов должна проводить постоянно действующая
экспертная комиссия (ЭК)
предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об
архивном фонде Российской Федерации, основными правилами работы ведом-
ственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хране-
ния, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел пред-
приятия. Текст примерного положения об ЭК предприятия приведен в прил.
44.
Экспертиза ценности документов
постоянного и временного сроков
хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока
хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обяза-
тельным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел
постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с
временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов
и
дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи
дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по
личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей
и акта унифицированы (прил. 45 и 46).
Дела включаются в акт об
уничтожении, если предусмотренный для них
срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например,
дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1994
году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января
1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 43
- 44
- 45
- 46
- 47
- …
- следующая ›
- последняя »
