Управление качеством. Никифоров И.К. - 55 стр.

                                                      Рис. 6.1

     По ведению документации высказываются следующие общие требования:
     все документы в организации должны быть кодированы по единой кодовой системе и расположены в
хранилищах так, чтобы их можно было легко найти;
     в соответствии с установленными в организации правилами все документы должны храниться установленное
время, а если это предусмотрено, актуализироваться (обновляться) с заданными интервалами или в установленные
сроки;
     все копии документов должны быть зарегистрированы в соответствии с установленными правилами;
     при создании новой документации требуется определить: структуру документации, категории документов,
порядок согласования и утверждения, содержание по разделам, порядок хранения и передачи документов, мето-
дику' и сроки актуализации и пересмотра, порядок идентификации;
     рекомендуется придерживаться определенной системы нумерации страниц, на каждой странице должен быть
код документа, номер раздела и номер страницы.
     Даются также рекомендации по подготовке документов. Предпочтительной считается такая
последовательность:
 − регистрация фактов, указаний руководства, рекомендаций экспертов и аудиторов и пр.;
 − определение необходимости создания документа;
 − определение содержания документа;
 − подготовка самого документа;
 − согласование, корректирование, утверждение окончательного варианта, передача и рассылка документа.
     Рекомендации относительно написания и порядка изложения процедур при обязательном соблюдении формы
в кратко формулируются так, что нужно отвечать на вопросы в такой последовательности: кто?, что?, когда?, где?,
зачем?, как?. Эта, по фрагментам хорошо известная последовательность анализа восходит еще к хорошо
отработанным в свое время формулам древнеримского судопроизводства. По отношению к результатам
пересмотра документов регламентируются такие моменты: форма представления результатов пересмотра
(страницей, разделом или новым документом), меры по устранению возможного дублирования несогласованной
информации, метод рассылки и контроля, метод идентификации изменений.
     Все перечисленное не противоречит установившейся практике делопроизводства в нашей стране. Мало того,
уже давно в определенных областях функционируют тщательно и подробно продуманные стандартизованные
системы ведения документации, к числу которых в первую очередь относится Единая система конструкторской
документации (ЕСКД). Стандарты этой серии имеют на первой позиции цифру 4 (ГОСТ 4.001 и т.д.). На многих
предприятиях требования этих стандартов скрупулезно выполняются. К числу действующих относится группа
государственных стандартов Система административно-управленческой документации, документооборота,
организации архивного дела (ЕСПД). Эти стандарты, разработанные и утвержденные в конце семидесятых годов и,
конечно, не ориентированные на электронно-компьютерные информационные технологии, имеют первыми цифры
19 (например, ГОСТ 19.201-78 ЕСПД Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению, ГОСТ
19.604-78 ЕСПД Правила внесения изменений в программные документы, выполненные печатным способом).
     Специфика современных требований заключается в том, что требования жесткой регламентации
предъявляются ко всем документам и увязываются с требованиями к системе качества. Как отмечалось ранее,
любая проверка, любой аудит по качеству начинается и завершается проверкой документов. Статистика по
результатам проверок систем качества самых разных организаций показывает, что всегда наибольшее число
замечаний (существенных и несущественных) - по документам. Регистрируются такие нарушения, как отсутствие
одной из подписей, исправления в документах, сделанные от руки неизвестно кем, отсутствие регистрации
документа, одновременное существование старой и обновленной версии документов, существование
незарегистрированных копий и т.п.

                                                      55