Информационные технологии: Электронный учебник. Рагулин П.Г. - 167 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ДВФУ | Владивосток

Составители: 

Рубрика: 

167
Системы манипулирования электронными документами
Система манипулирования электронными документами - это специфичная подсистема
системы управления, более других ориентированная на управленческую деятельность.
Основными функциями этой подсистемы являются:
создание системы хранения документов различного формата и форм представления;
работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными
документами, вложениями;
контроль исполнения документов;
электронное распространение документов;
поиск документов по различным критериям отбора;
создание удобного интерфейса с циркулирующими в сети документами;
сохранение истории работы с документами;
распечатка и тиражирование документов;
ведение архивов и коллекций документов;
ограничение прав доступа к документам.
Процедуры манипулирования электронными документами целесообразно рассматри-
вать интегрированно, совместно с процедурой создания документов, то есть в составе ком-
плексных систем управления документами.
Программные продукты, выполняющие функции управления документами, весьма
многочисленны: Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документообо-
ротом»), Docs Open, Lan Docs, Link Works, WorkFlow, Work Man, Effect Office, Office Media,
Dyntext, World View и т. д.
Кроме того, отметим универсальные интегрированные программные системы (Water
Mark Professional, Lotus, Works), частично или полностью реализующих названные выше
процедуры управления документами. Например, лидером среди универсальных интегриро-
ванных систем является система Microsoft Office, включающая в себя текстовый редактор
MS Word, табличный процессор
MS Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии
Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, програм-
му электронного секретаря Outlook, программу презентаций MS Power Point и многое другое.
Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:
обработку входящей и исходящей информации;
создание и редактирование электронных документов;
сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением резуль-
татов в виде графиков, диаграмм и т. п.;
хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;
маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и фак-
симильной связи;
функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;
удобное форматирование и распечатку электронных документов и т. д.
4.3.3. Специализированные системы управления документами
Специализированные системы управления документами отличаются от универсальных
по следующим характеристикам: 
     Системы манипулирования электронными документами

     Система манипулирования электронными документами - это специфичная подсистема
системы управления, более других ориентированная на управленческую деятельность.
     Основными функциями этой подсистемы являются:
     ƒ создание системы хранения документов различного формата и форм представления;
     ƒ работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными
документами, вложениями;
     ƒ контроль исполнения документов;
     ƒ электронное распространение документов;
     ƒ поиск документов по различным критериям отбора;
     ƒ создание удобного интерфейса с циркулирующими в сети документами;
     ƒ сохранение истории работы с документами;
     ƒ распечатка и тиражирование документов;
     ƒ ведение архивов и коллекций документов;
     ƒ ограничение прав доступа к документам.
     Процедуры манипулирования электронными документами целесообразно рассматри-
вать интегрированно, совместно с процедурой создания документов, то есть в составе ком-
плексных систем управления документами.
     Программные продукты, выполняющие функции управления документами, весьма
многочисленны: Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документообо-
ротом»), Docs Open, Lan Docs, Link Works, WorkFlow, Work Man, Effect Office, Office Media,
Dyntext, World View и т. д.
     Кроме того, отметим универсальные интегрированные программные системы (Water
Mark Professional, Lotus, Works), частично или полностью реализующих названные выше
процедуры управления документами. Например, лидером среди универсальных интегриро-
ванных систем является система Microsoft Office, включающая в себя текстовый редактор
MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии
Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, програм-
му электронного секретаря Outlook, программу презентаций MS Power Point и многое другое.
     Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:
     ƒ обработку входящей и исходящей информации;
     ƒ создание и редактирование электронных документов;
     ƒ сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением резуль-
татов в виде графиков, диаграмм и т. п.;
     ƒ хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;
     ƒ маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и фак-
симильной связи;
     ƒ функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;
     ƒ удобное форматирование и распечатку электронных документов и т. д.

     4.3.3. Специализированные системы управления документами

     Специализированные системы управления документами отличаются от универсальных
по следующим характеристикам:

                                           167

Страницы