Деловое общение. Рева В.Е. - 203 стр.

      4. При снятии трубки с зазвонившего телефона заменяйте нейтральные отзывы
типа «Да», «Алло», «Слушаю» более информативными: «Иванов», «Отдел кадров»,
«Завод Прибор». Это устраняет ошибки и путаницу, а значит, экономит время. Кроме
того, совмещение отзыва с представлением задает деловой тон всему разговору.


      5. При вызове по телефону отсутствующего в данное время сотрудника
рекомендуется не ограничиваться простой констатацией факта: «его нет», а дать
ответ примерно такого типа: «Его нет. Будет тогда-то. Может быть, ему что-нибудь
передать?». И если вас действительно об этом попросят, не полагайтесь на память,
сразу же зафиксируйте просьбу и положите записку на стол коллеге.


      6. Записывайте нужные телефоны с обязательным указанием фамилии, имени и
отчества, учреждения или того конкретного дела, по которому связаны с этим
человеком. При этом придерживайтесь следующих правил:
      - не задерживайте собеседника и делайте первичную запись на календаре, а затем
перенесите ее туда, где ей следует находиться;
      - любой номер телефона, которым вы заведомо воспользуетесь больше двух-трех
раз, должен быть занесен в записную книжку;
      - раз в полгода ревизуйте ее и вычеркивайте номера, которые больше не
потребуются;
      - каждый год-два меняйте записную книжку, а старые не выбрасывайте.


      7. Для ответственных телефонных переговоров (международных,
         вышестоящему руководству и т.д.) следует предварительно набросать
         перечень вопросов, чтобы в волнении или спешке не упустить важные
         моменты.


      8. Старайтесь звонить своему абоненту во второй половине дня (если
         неизвестно другое более удобное время), не сбивайте его с рабочего ритма.
         Когда он с наибольшим успехом решает свои главные задачи.




      9. Этика телефонного общения предписывает всегда назвать себя, прежде чем
         начать разговор, даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу.

                                                                                     203