ВУЗ:
Составители:
8
2. Автоматизация документационного обеспечения управле-
ния на основе программы «Делопроизводство 2001»
2.1. Термины и определения
Приведем некоторые термины и определения, связанные с системой «Де-
лопроизводство 2001».
Справочники представляют собой модель организационной структуры и
системы делопроизводства предприятия. Справочник состоит из элементов,
описывающих объект организационной структуры или системы делопроиз-
водства предприятия. Структуру справочника можно сравнить с организаци-
ей хранения доку ментов на жестком диске, согласно которой документы мо-
гут объединяться в папки, которые, в свою очередь, могут входить в состав
папок более высокого уровня иерархии. Элемент описывает часть реального
объекта, название которого носит справочник.
Регистрационно-контрольная карточка в системе «Делопроизводство
2001» - это диалоговое окно, содержащее реквизиты, в которые заносится
информация о документе.
Контроль исполнения представляет собой способность системы автомати-
чески делать запрос по заданным правилам через определенный промежуток
времени. Фу нкция контроля исполнения привязана к дате исполнения доку-
мента и предназначена для поиска документов, которые должны быть каким-
либо образом обработаны к этой дате. При этом, как правило, реализована
возможность установки величины временного интервала, через который сис-
тема бу дет напоминать о документах, которые необходимо обработать.
Документы для исполнения должны содержаться в отдельной области.
Пользователь должен видеть перечень документов, которые необходимо ис-
полнить.
Независимо от места контрольной службы в структуре организации ин-
формация о резу льтатах ко нтро ля исполнения конкретных доку ментов на-
правляется руководителям, установившим необходимость контроля.
Резолюция – это указания по исполнению решения, постановления и т.п.,
зафиксированного в документе.
Корреспондент – учреждение или лицо, с которым ведется переписка.
Шаблон – это документ специального типа, который содержит разнооб-
разную информацию о стилях форматирования частей документа, вставлен-
ных полях. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти ком-
пьютера, шаблон по зволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но
не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.
2.2. Заполнение справочников системы
После запуска системы «Делопроизводство 2001» на экране появляется ее
рабочее окно, которое содержит следующие элементы (рис. 1):
1) Главное меню:
Главное меню содержит следующие пункты:
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 6
- 7
- 8
- 9
- 10
- …
- следующая ›
- последняя »
