Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 11 стр.

       На внутренних документах виза проставляется на последнем листе    Василий Яковлевич Петров
первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпля-     924 45 67
ра, который будет оставлен в учреждении. Виза оформляется либо от ру-
                                                                                Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
ки, либо при помощи специального штампа.
                                                                         (27)
       Оттиск печати (25)
                                                                                Этот реквизит проставляется на первой странице внизу на испол-
       Печати проставляются на наиболее важных документах для удо-
                                                                         ненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего
стоверения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми
                                                                         хранения и использования в информационно-справочных целях.
средствами, гарантиями услуг и т.д. Печати подтверждают подлинность
                                                                                Данный реквизит включает в себя: слово «В дело» и номер дела, в
подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, за-
                                                                         котором будет храниться документ с указанием года; краткие сведения об
хватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые
                                                                         исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий
и печати организации. Документы заверяются печатью организации. Гер-
                                                                         об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления от-
бовой печатью заверяются документы органов государственного управ-
                                                                         метки.
ления.
       Отметка о заверении копии (26)                                    Например:
       Заверение копии документа производится для придания ей юри-       В дело №12-25.
дической силы.                                                           Отправлен факс от 06.04.2003
       Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи        Подпись Т.В. Николаева
«Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его       10. 04. 2003
личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:
Верно                                                                            Отметка об исполнении документа и направлении его в дело долж-
Инспектор подпись О.В. Белова                                            на быть подписана и датирована исполнителем документа или руководи-
                                                                         телем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
01. 06. 2003
                                                                                 Отметка о поступлении документа в организацию (29)
      При необходимости пересылки копии документа в другие органи-               По возможности она оформляется на первом листе входящих доку-
                                                                         ментов (от руки или с помощью штампа). Данный реквизит включает в
зации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться
печатью, определяемой по усмотрению организации.                         себя: дату поступления документа, его входящий регистрационный но-
                                                                         мер. Например: 27. 06. 2003 Вх. № 14 (при необходимости – часы и мину-
      Отметка об исполнителе (27)
                                                                         ты).
      Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто со-
ставил документ и владеет информацией для разъяснения и уточнения                Идентификатор электронной копии документа (30)
затронутых в документе вопросов.                                                 Эта отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каж-
                                                                         дой страницы документа и содержит наименование файла, дату и другие
      Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполните-
ля документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают    поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:
в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне послед-   С:\Мои документы\RASP.ЗРТ4. DOC, где С – диск, Мои документы – на-
него листа документа в левом нижнем углу, например:                      именование папки, RASP – вид документа, ЗРТ4 – группа заочного отде-
                                                                         ления, DOC – формат.
В.Я. Петров                                                                      Не стоит проставлять этот реквизит на отправляемых документах,
924 45 67                                                                т.к. эта информация интересна только для его составителей.
      Для более эффективного общения можно указать имя, отчество
полностью. Для получателя будет удобнее, если эта отметка будет распо-
ложена на лицевой стороне первого листа документа. Например:


                                  21                                                                       22