Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 12 стр.

      3. Бланки документов                                                        В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом
                                                                           в целях экономии площади листа справочные данные организации можно
       Как правило, документы оформляются на бланках, которые изго-        располагать на нижнем поле бланка.
тавливаются либо типографским способом, либо моделируются на ком-                 Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких язы-
пьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.          ках, рекомендуется использовать продольные бланки, при этом бланко-
       Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена по-      вые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наимено-
стоянная информация и отведено место для переменной. Применение            вания на государственном языке Российской Федерации.
бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, по-              Большинство служебных документов оформляется на бумаге фор-
вышает культуру документационного обеспечения управления.                  мата А4 (210х297) и А5 (248х210). Допускается использование бланков
       Для организации, ее структурного подразделения, должностного        формата А3 и А6.
лица установлены следующие виды бланков документов: общий бланк,                  Бланки документов, согласно стандарту, должны иметь поля:
бланк письма и бланк конкретного вида документа.                                  левое – не менее 20 мм;
       Общий бланк используют для создания любых видов документов,                верхнее – не менее 20 мм;
кроме писем, и содержит реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14.                         правое – не менее 10 мм
       Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем          нижнее – не менее 20 мм.
необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные                  Расстояние между отдельными реквизитами – от 1–1,5 до 3 меж-
данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных          строчных интервалов. Если один реквизит растягивается на несколько
документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03),        строк, то его текст печатается через один интервал.
код по ОКПО, наименование министерства или ведомства. Ограничи-                   Если документ имеет более одной страницы, то начиная со второй
тельными отметками отмечают места для реквизитов: дата, индекс             страницы они нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Соглас-
____________ №___________; ссылка на индекс и дату входящего доку-         но стандарту номер страницы проставляется в центре верхнего поля стра-
мента На №__________ от __________; место адресата,                        ницы.
заголовок к тексту ⎡ О выделении кредита ⎤.
       Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости             4. Классификация документов
от учредительных документов организации может включать в себя рекви-
зиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные            Для того, чтобы выработать определенные принципы работы с раз-
отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19.           личными документами, необходимо провести их классификацию.
       Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение             Классификация документов – это деление документов на класс по
реквизитов.                                                                наиболее общим признакам сходства и различия.
       При продольном расположении реквизиты адресанта – автора до-              Предметом изучения и классификации в делопроизводстве являет-
кумента – располагают по центру вдоль верхней части листа, а информа-      ся административная система документирования. Эта система универ-
цию об адресате – в правом углу ниже реквизитов автора документа.          сальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленче-
       При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят    ских решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреж-
для реквизитов адресанта, а правую – для реквизитов адресата. Вариант      дения, организации независимо от формы собственности и правовой ор-
бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным       ганизации.
и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для                 Административная система документирования по видам докумен-
всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, доклад-       тов делится на три группы документов.
ных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение рекви-         1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) –
зитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют     положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное
утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.              расписание, регламент и т.п.


                                  23                                                                        24